Wenn Sie produktiv sein wollen, gibt es eine Menge Systeme, die Ihnen dabei helfen.
Fällt es Ihnen schwer, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren? Versuchen Sie es mit der Pomodoro-Technik oder Zeitblockierung.
Schieben Sie schwierige Aufgaben oft vor sich her? Dann probieren Sie Brian Tracys "Eat the Frog"-Methode aus.
Egal, mit welchem Aspekt der Produktivität Sie zu kämpfen haben, ein System kann Ihnen helfen, ihn besser zu bewältigen. Allerdings probieren wir oft Produktivitätssysteme aus, weil sie bei anderen funktionieren, ohne wirklich zu verstehen, ob sie auch bei uns funktionieren. In diesem Beitrag werden wir sehen, wie wir ein System oder einen Prozess entwickeln können, wenn Sie so wollen, um Ihr eigenes Produktivitätssystem auszuwählen oder sogar aufzubauen.
Fangen wir also ohne Umschweife an.
Identifizierung von Produktivitätseinbußen
Bei der Entwicklung oder dem Aufbau eines Produktivitätssystems müssen wir als Erstes Ihre Produktivitätshemmnisse ermitteln. Nicht jeder hat beispielsweise Probleme mit dem Aufschieben von schwierigen Aufgaben. Es wäre also nicht sehr hilfreich, ihnen die Pomodoro-Technik aufzudrängen. Stattdessen brauchen sie etwas, das der "Eat the Frog"-Methode ähnelt, bei der man die wichtigste, aber schwierigste Aufgabe als erstes am Morgen erledigt.
Beginnen Sie also damit, zunächst Ihre Produktivitätsbremsen zu ermitteln und dann ein System zu wählen, anstatt ein System zu wählen, nur weil es bei jemand anderem funktioniert hat.
Schaffung einer idealen Umgebung
Der nächste Aspekt beim Aufbau Ihres eigenen Systems ist die Schaffung eines Umfelds, das die Einhaltung dieses Systems erleichtert. Wenn Sie zum Beispiel im Verkauf tätig sind, können Sie die Besprechung mit dem gefürchteten Kunden nicht auf Ihre erste Aufgabe am Morgen verschieben. Daher wird Ihnen "Friss den Frosch" nicht viel nützen.
Sie haben also zwei Möglichkeiten: Entweder Sie entscheiden sich für ein System, das mit Ihrem Zeitplan und Ihrer Umgebung funktioniert, oder Sie passen die Umgebung an Ihr System an. Beides sind praktikable Optionen. Mit dem gleichen Beispiel aus dem Vertrieb können Sie "Time Blocking" als Strategie wählen, um Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren, um sich auf das Kundengespräch später am Tag vorzubereiten.
In diesem Fall wählen Sie ein System, das mit Ihrem Zeitplan funktioniert. Die andere Möglichkeit wäre, Ihre Kundentermine auf einen bestimmten Teil des Tages zu beschränken, was zwar schwer zu verkaufen ist, aber nicht ungewöhnlich ist. In diesem Fall werden Sie alle Kundengespräche zu Beginn des Tages führen, da Sie sich dann am besten dafür gerüstet fühlen, sie zu führen.
Beide Wege sind gangbar, und wofür Sie sich entscheiden, hängt von der Flexibilität anderer Faktoren in Ihrer Arbeit und Ihrem Leben ab.
Mittel der Vollstreckung
Der nächste Aspekt, den es bei der Entwicklung der besten Produktivitätssysteme zu berücksichtigen gilt, ist das Medium, über das Sie sie durchsetzen. Die meisten von uns ziehen es vor, die Erfahrung digital zu machen, also entscheiden wir uns für Produktivitäts-Apps wie Aufgabenlisten, Kalender, Erinnerungen usw.
Ich kannte jemanden, der für alle seine Produktivitätsanforderungen ausschließlich den Google-Kalender nutzte, und am anderen Ende des Spektrums gibt es diejenigen, die Notion-Datenbanken oder sogar Excel-Tabellen verwenden, um ihre Produktivität zu verfolgen und zu verwalten. Hier gibt es keine falsche Antwort; es kommt darauf an, was für Sie funktioniert. Für den Anfang empfehlen wir Ihnen jedoch, die einfachste Lösung zu wählen. Ein einfacher Wecker auf Ihrem Handy, der Sie an die wichtigsten Dinge erinnert, ist ein guter Anfang; anschließend können Sie den Kalender nutzen, um Aufgaben kurzfristig zu planen. Noch besser ist es, wenn Sie mit einem einfach zu bedienenden Tool wie Routine beginnen, mit dem Sie Ihren Kalender und Ihre Aufgaben verwalten können.
Den Prozess ankurbeln
Nachdem Sie nun also Ihre Produktivitätsbremsen identifiziert, Ihren Zeitplan aufgestellt und die entsprechenden Hilfsmittel gefunden haben, müssen Sie nur noch den Prozess in Gang bringen.
Und Sie können damit beginnen, sich Ziele zu setzen, die Sie mit Ihrem System erreichen wollen. Ein Ziel wie "produktiver werden" ist nutzlos; ein besseres Ziel wäre etwas wie "20 Stunden pro Monat für Kundenpräsentationen aufwenden" oder "die Zeit für die Verwaltung von E-Mails um 50 % reduzieren".
Je konkreter das Ziel ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Strategie entwickeln, um es zu erreichen. Erfahren Sie mehr über die Festlegung von SMART-Zielen und über die Festlegung von Zielen im Allgemeinen in unseren kürzlich veröffentlichten Blogbeiträgen.
Spezifische Ziele = Höhere Wahrscheinlichkeit, sie zu erreichen
Der nächste Schritt ist die Erstellung von Zwangsfunktionen, die Ihnen helfen können, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Zwangsfunktionen könnten in der Form von sein:
Alarme auf Ihrem Telefon
Erinnerungen in Ihrem Kalender
Freunde, die Sie zur Verantwortung ziehen können
Eine Haftnotiz auf Ihrem Schreibtisch, die Sie daran erinnert
Nutzen Sie, was immer für Sie funktioniert. Untersuchungen zeigen, dass die Hinzufügung einer sozialen Komponente in der Regel dazu beiträgt, ein gutes Produktivitätssystem aufrechtzuerhalten.
Analysieren Sie Ihre Patterns
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Muster zu verfolgen und zu analysieren. Wenn Sie Ihr persönliches Produktivitätssystem nur verfolgen und nicht reflektieren, verlieren Sie viel. Nehmen Sie sich also regelmäßig Zeit, um zurückzublicken und zu sehen, wie sehr Sie sich verbessert haben, wo Sie zurückgefallen sind, was Sie hätten anders machen können usw.
Mit einem Tool wie Routine ist das leicht zu bewerkstelligen. Auf der Registerkarte "Journal" finden Sie eine Liste all Ihrer vergangenen Aufgaben, die Sie schnell durchsehen können, um festzustellen, ob sich eine Analyse lohnen könnte.
Sie können auch Notizen zu jeder dieser Aufgaben hinzufügen; wir haben dies getan, um Ihnen zu helfen, Ihren Aufgaben einen Kontext zu geben. Dieser zusätzliche Kontext wird Ihnen helfen, zu lernen und Ihre bisherigen Leistungen zu verbessern.
Wenn Sie Routine noch nicht benutzt haben, tragen Sie sich unten ein, um in die Zugangsliste aufgenommen zu werden. Zu Ihrer Information: Die Nutzung von Routine ist kostenlos.
In diesem Beitrag haben wir uns also alle Phasen angesehen, von der Identifizierung Ihrer Produktivitätsbremsen bis zur Aufrechterhaltung Ihrer produktiven Phase.
Sie können gerne zurückkommen und diesen Beitrag erneut lesen, wenn Sie eine Auffrischung einiger der hier besprochenen Ideen benötigen.
