Als Personalverantwortlicher oder Einstellungsleiter ist die Bestätigung des Eintrittsdatums durch den Bewerber oder potenziellen neuen Mitarbeiter ein entscheidender Schritt im Onboarding-Prozess.
Anhand dieser Informationen können Sie besser für deren Ankunft planen und die Einstellungsphase abschließen.
In diesem Blogbeitrag geht es um die wichtigsten Überlegungen beim Verfassen einer E-Mail zur Bestätigung des Beitrittsdatums, um bewährte Verfahren beim Verfassen einer solchen E-Mail und um eine Muster-E-Mail-Vorlage, die Sie je nach Bedarf ändern und verwenden können. Lassen Sie uns also beginnen.
Tipps zur Erinnerung
Achten Sie beim Verfassen der E-Mail, in der Sie das Eintrittsdatum bestätigen, darauf, dass die Angaben, die Sie bestätigen, korrekt sind, damit es nicht zu Missverständnissen mit dem Bewerber kommt, die sich negativ auswirken könnten.
Machen Sie klar, warum Sie sich melden, um den Termin zu bestätigen, damit der Bewerber nicht zu viel über die E-Mail nachdenkt und sich wohlfühlt. Unklare E-Mails können für Arbeitssuchende eine Quelle der Angst sein.
Verwenden Sie eine positive Sprache in Ihrer E-Mail. Anstatt z. B. zu fragen, ob der Bewerber das Datum des Arbeitsbeginns kennt, geben Sie einfach das Datum des Arbeitsbeginns an, z. B. mit einer Aussage wie "Hiermit bestätigen wir Ihren Arbeitsbeginn am [Startdatum].
Teilen Sie dem Bewerber die Kommunikationsmöglichkeiten mit und geben Sie ihm/ihr die Möglichkeit, Sie zu kontaktieren. Achten Sie darauf, dass Sie das Kommunikationsfenster ausdrücklich erwähnen, da unklare Mitteilungen zu Anrufen/Nachrichten außerhalb der Arbeitszeiten führen könnten.
Bewährte Praktiken
Schreiben Sie eine klare Betreffzeile, die das Wesentliche der E-Mail vermittelt und den Bewerber beruhigt, aber auch zeigt, dass sie wichtig genug ist, um sie zu lesen und zu beantworten.
Freuen Sie sich auf die Aufnahme des Bewerbers in das Unternehmen und geben Sie ihm das Gefühl, in der neuen Organisation willkommen zu sein. Dadurch wird der Bewerber eine positive Einstellung zum Unternehmen beibehalten.
Nennen Sie die offiziellen Angaben zur Beschäftigung des Bewerbers und bestätigen Sie diese mit Nachdruck, damit keine Unklarheiten entstehen. Dies ist ein besserer Ansatz, als das Wissen des Bewerbers über diese Details zu testen.
Teilen Sie dem Bewerber den Einarbeitungsplan mit, damit er sich im Vorfeld darauf vorbereiten kann, sei es in Form von Unterlagen, Klärung von Terminen, Schulungsprogrammen usw.
Zeigen Sie dem Bewerber Ihre Dankbarkeit dafür, dass er sich für Ihr Unternehmen/Team entschieden hat, und wie positiv der Rest des Teams seine Teilnahme an der Mission beurteilt.
Muster einer E-Mail-Vorlage zur Bestätigung des Beitrittsdatums
Betreffzeile: [Name des Bewerbers]: Bestätigung der Beitrittsdaten
Sehr geehrter [Name des Bewerbers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir freuen uns unglaublich, Sie als [Position] bei uns zu haben.
Ich schreibe diese E-Mail, um zu bestätigen, dass Ihr Beitrittsdatum [Beitrittsdatum] sein wird.
Bitte seien Sie bis [Uhrzeit] im Büro. Hier finden Sie weitere Einzelheiten zu Ihrem Eintrittstag:
Anschrift: [Büroadresse/Zoom Link (falls entfernt)]
Zeitplan: [Teilen Sie den Zeitplan für den ersten Tag]
Berichtender Manager: [Name des Managers]
E-Mail des Managers: [E-Mail des Managers]
Telefonnummer des Managers: [Telefonnummer des Managers]
POC der Personalabteilung: [Name des POC der Personalabteilung]
E-Mail des POC der Personalabteilung: [E-Mail des HR POC]
Telefonnummer des POC der Personalabteilung: [Telefonnummer des POC der Personalabteilung]
Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne an diese E-Mail wenden oder, wenn Ihnen das lieber ist, direkt mit Ihrem Vorgesetzten oder der Kontaktperson der Personalabteilung Kontakt aufnehmen.
Noch einmal: Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Benennung]
Schlussfolgerung
Mit den oben genannten Best Practices, hilfreichen Hacks und der Muster-E-Mail-Vorlage für die Bestätigung des Eintrittsdatums eines Bewerbers sind Sie für die Kommunikation in diesem Szenario gut gerüstet.
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