Jeder Wissensarbeiter weiß, dass Meetings eine der wichtigsten Teamaktivitäten am modernen Arbeitsplatz sind.
Und wenn Sie lange genug gearbeitet haben, bekommen Sie vielleicht sogar die Gelegenheit, selbst eine zu leiten.
Und wie sind Sie vorgegangen? Lassen Sie uns auf Twitter wissen, was Sie gelernt haben @RoutineHQ
In diesem Blogbeitrag werden wir uns also ansehen, wie man ein effektiver Organisator von Meetings ist.
Wer ist ein guter Sitzungsorganisator?
Die Rollen, die Sie in einem Unternehmen übernehmen, setzen voraus, dass Sie einige wichtige Eigenschaften oder Qualitäten besitzen oder entwickeln.
Das gilt auch für die Rolle des Sitzungsorganisators.
Der ideale Sitzungsorganisator verfügt über die folgenden Eigenschaften:
Sie sind organisiert.
Sie sind pünktlich.
Sie sind aufgeschlossen.
Sie sind konzentriert.
Sie planen für Unvorhergesehenes.
Sie nehmen ihre Mitstreiter in die Pflicht.
Sie respektieren die Zeit der Menschen.
Sie verfolgen das Geschehen aufmerksam.
Bewährte Praktiken, um ein guter Sitzungsorganisator zu werden
Beginn und Ende pünktlich oder früher als geplant
Niemand, der an einer Sitzung teilnimmt, würde es begrüßen, wenn die Sitzung zu spät beginnt oder verlängert wird, wenn dies nicht gerechtfertigt ist. Als Organisator sind Sie dafür verantwortlich, die Zeit einzuhalten.
Die Ausnahme wäre, wenn die Sitzung vorzeitig zu einem organischen Abschluss kommt. In diesem Fall sollten Sie unbedingt in Erwägung ziehen, die Sitzung zu beenden und alle Teilnehmer gehen zu lassen.
Besprechungsnotizen machen
Verwenden Sie ein Tool wie Routine, um präzise Notizen und Aufgaben in Meetings zu erfassen. Besprechungsnotizen geben Besprechungen mehr Kontext und Handlungsfähigkeit und machen sie so effektiver.
Überlegen Sie sich, ob Sie die vergangenen Sitzungen und deren Aktionspunkte durchgehen wollen, bevor Sie die Tagesordnung für die neue Sitzung beginnen/vorbereiten.
Erstellen Sie einen Folgeplan
Besprechungen sind nur dann effektiv, wenn die vereinbarten oder besprochenen Dinge auch umgesetzt werden. Eine Sitzung, bei der keine künftigen Schritte festgelegt werden, ist nur eine intellektuelle Übung ohne messbares Ergebnis.
Erstellen Sie also am Ende eines Meetings oder während der Schlussbemerkungen einen Plan für das weitere Vorgehen und teilen Sie ihn den Teilnehmern und anderen Beteiligten mit.
Den Teilnehmern Rollen zuweisen
Sie müssen schon früh in Ihrer Meeting-Organisation lernen, dass Sie nur einige Dinge selbst tun können und Rollen und Aufgaben an die Teilnehmer delegieren müssen.
Wählen Sie also jemanden aus, der das Sitzungsprotokoll führt, einen anderen, der die Zeit stoppt, eine andere Person, die das Gespräch am Laufen hält, usw. Betrachten Sie sich selbst als Orchestrator und nicht als denjenigen, der von einem Instrument zum anderen rennt und versucht, alle zu spielen.
Tagesordnung einer Sitzung freigeben
Eine gute Sitzung ist eine, bei der die Teilnehmer wissen, worauf sie sich einlassen, und auf ein produktives Gespräch vorbereitet sind.
Und eine gute Tagesordnung kann die meisten dieser Probleme lösen, indem sie den Teilnehmern durch Dokumente, Teilnehmerliste, Themenliste usw. den nötigen Kontext liefert.
Halten Sie das Gespräch auf Kurs
Wie bereits erwähnt, geraten die Sitzungen oft aus dem Ruder, wenn jemand eine Struktur/einen Plan durchsetzen muss.
Und als Organisator liegt es an Ihnen, entweder die Besprechung wieder auf das Kernthema zurückzuführen, wenn es zu einer Abschweifung kommt, oder diese Aufgabe an jemanden von der Teilnehmerliste zu delegieren.
Ermutigen Sie jeden, einen Beitrag zu leisten.
Eine Sitzung ist dann optimal, wenn alle Eingeladenen einen positiven Beitrag zur Diskussion geleistet haben. Als Organisator müssen Sie dafür sorgen, dass jeder seinen Beitrag leistet.
Halten Sie also Ausschau nach denjenigen, die zum Schweigen gebracht werden oder Schwierigkeiten haben, ihre Ideen zu artikulieren, und ermutigen Sie sie, diese zu äußern. Machen Sie den Sitzungsraum zu einem sicheren Raum für Ideen und Gespräche und beseitigen Sie das Stigma, dass man sich nicht gut ausdrücken kann.
Laden Sie nur diejenigen ein, die dabei sein müssen
Nicht jeder in Ihrer Organisation muss an jeder Besprechung teilnehmen. Sie machen den Prozess effektiv, wenn Sie die Teilnehmer sorgfältig nach Relevanz und ihrer Fähigkeit, einen Beitrag zur Besprechung zu leisten, auswählen.
Wenn jemand durch asynchrone Mittel angesprochen werden kann, sollten Sie die Einladung zu dem Treffen unbedingt überdenken.
Und wenn jemand aufgrund seiner Relevanz und seiner Fähigkeiten ausgewählt wird, ist er wahrscheinlich motivierter, einen Beitrag zum Gespräch zu leisten.
Schlussfolgerung
Und damit sind wir am Ende dieses Beitrags darüber, wie man ein effektiver Organisator von Sitzungen wird. Vielen Dank fürs Lesen.
