Sie haben wahrscheinlich schon an vielen Sitzungen teilgenommen, bei denen Sie das Gefühl hatten, dass es viel besser gewesen wäre, wenn wir während der Sitzung Notizen gemacht hätten.
Besprechungsnotizen erleichtern die Teamarbeit, sorgen dafür, dass Ihr Team zur Verantwortung gezogen wird, und machen die Besprechungen umsetzbarer. Kurz gesagt: Besprechungsnotizen sind eine hochwirksame Praxis, die in jeder modernen Organisation vorhanden sein muss.
Die wenigsten wissen jedoch, wie sie die Vorteile von Sitzungsnotizen nutzen können, und oft stellt sich die Frage, wo man anfangen und was man aufnehmen soll. Vorlagen lösen dieses Problem recht gut.
In diesem Blogbeitrag geht es daher um eine ideale Vorlage, die Sie für Ihre Besprechungsnotizen verwenden können.
Vorlage für Besprechungsnotizen (was muss enthalten sein)
Grobe Notizen
Es handelt sich um Notizen, die während der Sitzung in der Reihenfolge gemacht werden, in der sie weitergegeben werden. Es gibt nur eine chronologische Struktur und nichts anderes.
Grobe Notizen helfen Ihnen, wichtige Informationen zu notieren, ohne dass Sie während der Besprechung Zeit darauf verwenden müssen, sie zu organisieren.
Erörterte Unterthemen
Dies sind die wichtigsten Themen, die in der Sitzung angesprochen wurden. Die Themen werden in der Regel nach Beendigung der Sitzung in die Notizen aufgenommen.
Und in einigen Fällen, wenn die Themen im Voraus bekannt sind und eine klare Struktur für die Ausrichtung der Sitzung besteht, können die Themen vor Beginn der Sitzung hinzugefügt werden.
Eckpunkte/Zusammenfassung
In diesem Abschnitt sollten Sie u. a. die ausgetauschten Daten, die Punkte, bei denen Einigkeit und Uneinigkeit herrschte, die Ergebnisse der in der Sitzung erzielten Einigung usw. aufführen.
Ziel ist es, dass jeder die Notizen leicht einsehen kann, auch wenn er nicht das gesamte Dokument mit den Besprechungsnotizen lesen möchte.
Aktionspunkte
Am wichtigsten ist wahrscheinlich, dass Sie Aktionspunkte festlegen, damit die Teilnehmer für die in der Sitzung vereinbarten Dinge verantwortlich sind.
Diese sollten alle Dinge enthalten, die getan werden müssen, damit die Sitzung als effektiv angesehen werden kann.
Teilnehmer
Eine Liste der Teilnehmer, um festzustellen, wer an der Sitzung teilgenommen hat und wer nicht.
POCs
Die POCs sind Personen, die für bestimmte Themen, Aktionspunkte, Fragen/Klarstellungen usw. zuständig sind.
Sie sind wichtig, um die Verantwortlichkeiten für die Aufgaben des Meetings zu delegieren, so dass die Verantwortung für das Follow-up und die Erledigung der Aufgaben nicht bei einer Person liegt.
Ideale Sitzungsvorlage (wie sie aussehen kann)
Im Folgenden finden Sie eine mögliche Struktur/Vorlage für Sitzungsnotizen, die Sie nach Belieben verwenden oder abändern können.
Hauptthema:
Datum:
Erleichterung:
Liste der Teilnehmer:
Grobe Anhaltspunkte:
Punkt A (Unterthemen-Tags)
Punkt B (Unterthemen-Tags)
Punkt C (Unterthemen-Tags)
Aktionspunkte:
Aktionspunkt 1 (POC)
Aktionspunkt 2 (POC)
Aktionspunkt 3 (POC)
Aktionspunkt 4 (POC)
Erörterte Unterthemen:
Thema (Tag & Themeneigentümer)
Thema (Tag & Themeneigentümer)
Thema (Tag & Themeneigentümer)
Zusammenfassung/Schlüsselpunkte:
Abschließende Überlegungen
Dies ist eine einfache, aber leistungsstarke Vorlage für Besprechungsnotizen, die Sie sofort verwenden können. Sie können direkt auf der Besprechungsseite von Routine Notizen machen und müssen nicht erst einen Platz für die Notizen suchen.
Mit Routine haben Sie auch die Möglichkeit, Aktionspunkte direkt in die Besprechungsnotizen einzufügen.
Was halten Sie von dieser Vorlage? Lassen Sie es uns auf Twitter unter @RoutineHQ wissen. Vielen Dank fürs Lesen.
