Die Umstellung der Bürozeiten ist ein wichtiges Ereignis am Arbeitsplatz, und es gibt viele Dinge, die schief gehen können, und eines der wichtigsten ist die Kommunikation, insbesondere asynchrone Modi wie E-Mails.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns ansehen, wie man eine E-Mail mit der Ankündigung einer Änderung der Arbeitszeiten versendet, wie man am besten sicherstellt, dass sie klar und deutlich verstanden wird, und welche Tipps Sie Ihren Mitarbeitern geben können, damit sie sich wohl fühlen. Lassen Sie uns also beginnen.
Tipps zur Erinnerung
Klarheit ist das A und O. Geben Sie Ihrem Team also alle Einzelheiten über die Zeitumstellung, die es braucht, aber überfordern Sie es nicht mit unnötigen Informationen.
Sorgen Sie für einen ausreichenden Vorlauf, damit sie einen Puffer haben, um den Übergangsplan stressfrei und mit minimaler Unterbrechung des Tagesgeschäfts umzusetzen.
Erläutern Sie klar und deutlich, warum die Arbeitszeiten geändert werden und welche Vorteile dies sowohl aus Sicht des Arbeitgebers als auch aus Sicht der Arbeitnehmer hat.
Gehen Sie auf die Bedenken bezüglich der Zeitumstellung ein und bieten Sie in begründeten Fällen eine gewisse Flexibilität an, halten Sie die Kommunikationswege offen und hören Sie Ihren Mitarbeitern zu.
Bewährte Praktiken
Halten Sie die Kommunikationswege offen, damit sich Ihre Mitarbeiter bei Bedenken oder Fragen an Sie wenden können. Idealerweise haben Sie auch einen Ansprechpartner aus der Personalabteilung.
Bereitstellung von Ressourcen für die Menschen, um mehr über die Zeitumstellung zu erfahren und zu lernen, wie sie effektiv auf die neuen Zeiten umstellen können.
Seien Sie offen für Veränderungen und entscheiden Sie anhand der Ergebnisse, ob Sie mit den neuen Zeiten weitermachen oder nicht. Wenn es nicht wirklich von Vorteil ist, ist es vielleicht an der Zeit, zum alten Zeitplan zurückzukehren.
Abschließend danken Sie Ihrem Team für das Verständnis und die Zusammenarbeit mit der Änderung.
Muster
Betreff: Änderung der Bürozeiten mit Wirkung vom [Datum des Beginns]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Zuallererst möchte ich Ihnen für Ihr Engagement und Ihre Hingabe für [Name des Unternehmens] danken. Dank all unserer gemeinsamen Anstrengungen konnten wir [Leistung] erreichen.
Ich schreibe diese E-Mail, um Ihnen mitzuteilen, dass unsere Bürozeiten von [alte Zeit] auf [neue Zeit] geändert werden und dies ab [Startdatum] wirksam wird.
Der Grund für die Änderung ist [Gründe erläutern], außerdem hat die Änderung Vorteile wie [Vorteile erläutern].
Wir sind ständig dabei, die Erfahrungen unserer Mitarbeiter zu verbessern. Wenn Sie ein Feedback zu dieser Änderung haben, wenden Sie sich bitte an [POC Email Address]. Wir werden den Schritt überdenken, wenn er nicht mit den Interessen unserer Mitarbeiter übereinstimmt.
Im Rahmen unseres Engagements für einen reibungslosen Übergang haben wir einige Ressourcen erstellt, die Ihnen bei dieser Umstellung helfen sollen. Sie finden sie unter [Link zu Ressourcen].
Nochmals vielen Dank für Ihren Einsatz und Ihr Engagement für unsere Organisation. Wir wissen Ihr Verständnis zu schätzen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktinformationen]
Schlussfolgerung
Nun, da Sie gelernt haben, wie man eine E-Mail zur Ankündigung einer Zeitumstellung schreibt, sollten Sie sich beim Versenden dieser E-Mail mehr als wohl fühlen. Wenn Sie die Tipps, Praktiken und die hier gezeigte Beispiel-E-Mail befolgen, haben Sie alles, was Sie für Ihre Kommunikation brauchen.
Danke fürs Lesen. Schauen Sie sich die Routine-App an, wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern möchten.
