Wenn es ein Problem gibt, das eskaliert werden muss, ist es wichtig, gut und höflich zu kommunizieren.
Daher ist das Verfassen einer Beschwerde-E-Mail von entscheidender Bedeutung, wenn Sie wollen, dass das Problem gelöst wird. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Eskalations-E-Mail mit Hilfe einiger bewährter Verfahren, Tipps und einer gebrauchsfertigen Vorlage verfassen können. Lassen Sie uns beginnen.
Tipps zur Erinnerung
Sorgen Sie für Klarheit in der Eskalations-E-Mail, damit alle Beteiligten verstehen, worum es geht und wie sie das Problem am besten angehen können, ohne unnötiges Hin und Her.
Halten Sie die Botschaft kurz, damit die Menschen nicht mit Informationen überhäuft werden und eine Analyse-Lähmung erleiden, die bei einer Überfrachtung mit Informationen durchaus möglich ist.
Bleiben Sie höflich und geduldig, auch wenn Sie auf der richtigen Seite stehen und die andere Person/das andere Unternehmen eindeutig im Unrecht ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Schwerpunkt auf der Lösung des Problems liegt und nicht auf der Beherrschung der Gemüter.
Bleiben Sie in der E-Mail sachlich und geben Sie die Fakten in chronologischer Reihenfolge an, so dass die Person, die die E-Mail bearbeitet, klar erkennen kann, wie und warum sie in diese Situation geraten ist.
Bewährte Praktiken
Es ist wichtig, eine klare Betreffzeile zu formulieren, damit sie die Aufmerksamkeit der betreffenden Person erregt und die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Eskalationsanfrage vermittelt.
Einzelheiten zu früheren Gesprächen mit anderen Teammitgliedern, damit die Person, an die die Angelegenheit eskaliert ist, den Kontext versteht und über alle Informationen verfügt, die sie für ihr weiteres Vorgehen benötigt.
Schlagen Sie gegebenenfalls eine Lösung vor, damit es für den Betroffenen etwas einfacher wird, in welche Richtung er gehen muss, oder er zumindest eine Verhandlungsgrundlage hat.
Fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln hinzu, damit diese E-Mail nicht verloren geht und das Unternehmen/Supportteam die Angelegenheit unverzüglich in Angriff nimmt.
Beenden Sie die E-Mail auf höfliche und professionelle Weise, damit jegliche Feindseligkeit oder Ego-Kämpfe im Keim erstickt werden und man gemeinsam an einer Lösung arbeiten kann.
Muster Eskalations-E-Mail-Vorlage
Betreff: Eskalations-E-Mail in Bezug auf [Problem oder Ticketnummer angeben]
Hallo {Name des Empfängers},
Ich hoffe, dass diese Nachricht Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um ein Anliegen bezüglich meines Kontos [Ihre Kontonummer] zu eskalieren, das ich bereits am [Datum] mit Ihrem Support-Team besprochen habe.
Trotz Befolgung der von [Name des Vertreters] empfohlenen Schritte besteht das Problem weiter und führt zu [Kurzbeschreibung des Problems und der Auswirkungen]. Ich habe den gesamten relevanten Schriftverkehr zu Ihrer Information beigefügt.
Bitte helfen Sie mit, diese Angelegenheit umgehend zu klären. Bitte teilen Sie uns mit, welche Schritte unternommen werden, um dieses Problem zu lösen, und in welchem Zeitrahmen dies voraussichtlich geschehen wird.
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihre rasche Antwort und hoffe auf eine günstige Lösung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Eskalations-E-Mails können schwierig zu verfassen sein, aber mit den oben genannten Tipps, bewährten Verfahren und Beispielen sollte es für Sie ziemlich einfach und unkompliziert sein.
Wenn Sie dies nützlich fanden, sollten Sie unserem CEO auf LinkedIn folgen, wo er regelmäßig Einblicke und Hacks für den Arbeitsplatz teilt, mit denen Sie besser werden können als die meisten Menschen. Vielen Dank fürs Lesen.
