Einladungen zu Besprechungen am Arbeitsplatz sind in der modernen Arbeitswelt keine Seltenheit mehr, und es gibt einige Besprechungen, an denen Sie vielleicht nicht teilnehmen können.
Wenn Sie mit diesen Szenarien konfrontiert werden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Entscheidung, das Angebot abzulehnen, taktvoll mitteilen.
In diesem Blogbeitrag führen wir Sie durch den Entwurf einer E-Mail, mit der Sie eine Einladung eines anderen Teams zu einer Besprechung ablehnen, aber Sie können ähnliche Prinzipien auch anwenden, wenn die Einladung von Ihrem eigenen Team stammt. Wir werden dieses Szenario mit Hilfe einiger Best Practices und Tipps angehen und Ihnen sogar eine Muster-E-Mail zur Verfügung stellen, die Sie kopieren können.
Dinge zum Merken
Betrachten Sie den Kontext und stellen Sie fest, ob Ihre Anwesenheit erforderlich ist und einen Mehrwert darstellt. Wenn Sie keinen positiven Beitrag zur Sitzung leisten können, würde eine Ablehnung Ihrem Ruf weniger schaden, als wenn Sie nicht 100 % geben, wenn Sie anwesend sind.
Wenn Sie sich entschieden haben oder die Umstände so sind, dass Sie nicht an der Sitzung teilnehmen können, informieren Sie umgehend denjenigen, der Sie eingeladen hat, und wenden Sie sich gegebenenfalls auch an andere Beteiligte, die an der Sitzung teilnehmen werden oder mit der Tagesordnung der Sitzung zu tun haben.
Bleiben Sie in Ihrer E-Mail höflich, um Ihren guten Willen zu bewahren, und vergessen Sie nicht, den Organisatoren für die Einladung zu danken und Ihr Bedauern darüber zum Ausdruck zu bringen, dass Sie nicht teilnehmen konnten.
Bewährte Praktiken
Antworten Sie mit der gleichen Betreffzeile, wenn Sie eine Einladung per E-Mail erhalten haben. Wenn das nicht möglich ist, verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie Ihre Entscheidung über das Treffen deutlich erklären.
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Einladung und bedanken Sie sich bei denjenigen, die diese Entscheidung getroffen haben. Es ist wichtig, dass ihre Entscheidung, Sie zu dem Treffen einzuladen, weil Sie einen Mehrwert bieten, bestätigt wird, damit sie Sie bei einer besseren Gelegenheit in der Zukunft wieder einladen.
Teilen Sie den Grund mit, warum Sie nicht teilnehmen können, und versuchen Sie, so ehrlich wie möglich zu sein, aber legen Sie fest, wie viele Informationen Sie weitergeben möchten. Idealerweise sollten Sie nur die Informationen weitergeben, die relevant sind und hoffentlich nicht Ihren Ruf schädigen.
Schlagen Sie Alternativen vor, da Sie nicht an der Sitzung teilnehmen werden. Dies könnte etwas so Einfaches sein wie ein Treffen mit einem der Teilnehmer, um die wichtigsten besprochenen Punkte und Einigungen zu besprechen. Versichern Sie ihnen, dass Sie bereit sind, an künftigen Sitzungen teilzunehmen, falls diese anstehen.
Bewahren Sie während des gesamten Kommunikationszyklus Professionalität und bauen Sie dabei Wohlwollen bei denjenigen auf, die Sie zu dem Treffen eingeladen haben, und auch bei denjenigen, die für den Kontext des Treffens relevant sind.
Muster-E-Mail-Vorlage
Betreff: Nicht in der Lage, an der Sitzung zu [Thema] am [Datum] teilzunehmen
Sehr geehrter [Name des Empfängers,
Zunächst möchte ich mich für die Einladung zu der Sitzung über [Thema] am [Datum] bedanken. Ich weiß die Einladung sehr zu schätzen und es ist mir eine Ehre, für die Teilnahme berücksichtigt zu werden.
Nach sorgfältiger Prüfung meines Engagements und meiner Arbeitsziele muss ich Ihnen jedoch mit Bedauern mitteilen, dass ich nicht an der Sitzung teilnehmen kann.
Der Hauptgrund dafür ist [Erklären Sie, warum Sie nicht an der Sitzung teilnehmen können].
Trotz meiner Abwesenheit während des Treffens kann ich versichern, dass ich mich sowohl als Einzelner als auch als Team voll für unsere Zusammenarbeit engagiere. Ich werde von einem der Teilnehmer einen Download aller wichtigen Diskussionspunkte und des weiteren Vorgehens erhalten.
Bitte zögern Sie nicht, wenn es eine andere Möglichkeit gibt, wie ich zu der Sitzung beitragen kann, auch wenn es nur ein Beitrag aus der Ferne ist.
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und freue mich auf weitere Gelegenheiten zur Zusammenarbeit in der Zukunft.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie man eine Einladung zu einer Besprechung höflich ablehnt, indem man bewährte Praktiken, Tipps und Beispiele anwendet, sind Sie nun bereit, diese in die Tat umzusetzen. Denken Sie daran, dass das Ablehnen einer Einladung zu einem Treffen mit Positivität, Finesse und Professionalität erfolgen kann, was Ihnen wiederum helfen kann, Ihr Wohlwollen in der Organisation zu bewahren.
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