Es gibt nur wenige Dinge, die bei der Arbeit in einer Support-Abteilung mehr Freude bereiten, als einem Kunden mitzuteilen, dass sein Problem gelöst wurde. Aber es gibt einen richtigen Weg, dies zu tun.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns ansehen, wie Sie eine E-Mail schreiben können, um einen Kunden über die Lösung eines technischen Problems zu informieren, und wir werden einige Tipps, bewährte Verfahren und eine Beispiel-E-Mail verwenden, um diese Aufgabe leicht verständlich zu machen.
Tipps zur Erinnerung
Beginnen Sie damit, das Vorhandensein des Problems zu bestätigen und zu erläutern, wie es gelöst wurde, und versichern Sie dem Kunden, dass das Problem nicht wieder auftauchen wird.
Erläutern Sie, warum das Problem aufgetreten ist und welche Schritte unternommen wurden, um es zu beheben, damit der Kunde mehr Klarheit und mehr Vertrauen in Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung hat.
Erläutern Sie die Lösung und die beteiligten Schritte, um zu zeigen, dass Ihr Team gründlich vorgegangen ist und das Problem in seiner Gesamtheit diagnostiziert hat.
Bewährte Praktiken
Versichern Sie, dass sich der Vorfall nicht wiederholen wird, wenn Sie davon überzeugt sind, dass dies der Fall ist. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie dem Kunden immer sagen, dass Hilfe nur Sekunden entfernt ist.
Erläutern Sie das Problem anhand von Aufzählungspunkten, damit Sie den Nutzer darüber aufklären können, warum das Problem aufgetreten ist und welche Maßnahmen er ergreifen sollte, wenn sich die Situation in Zukunft wiederholt.
Sagen Sie dem Kunden, wie wertvoll sein Feedback für die Entwicklung eines besseren Produkts oder einer besseren Dienstleistung ist, und zeigen Sie ihm Ihre Wertschätzung dafür, dass er Sie darauf aufmerksam gemacht hat.
Muster-E-Mail
Betreff: [Fallnummer]: [Name des Problems] wurde behoben]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Ihnen mitteilen, dass das Problem in Bezug auf [Fallnummer] behoben wurde und alles einwandfrei funktioniert. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten, die durch [Kurzbeschreibung des Problems] entstanden sind, aufrichtig.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der Schritte, die wir unternommen haben, um das Problem zu lösen:
[Einzelner Satz zur Erläuterung jedes Schritts]
[Einzelner Satz zur Erläuterung jedes Schritts]
[Einzelner Satz zur Erläuterung jedes Schritts]
Wir haben außerdem mehrere QA-Zyklen durchlaufen, um sicherzustellen, dass sich das Problem nicht wiederholt. Sie können also sicher sein, dass es in Zukunft zu keinen Unterbrechungen kommen wird. Wenn Sie Fragen haben, antworten Sie bitte auf diese E-Mail, und wir werden Ihnen gerne helfen.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns auf dieses Problem aufmerksam zu machen. Ihr Feedback hilft uns, unser Produkt zu verbessern und unsere Kunden besser zu bedienen.
Wir schätzen es sehr, dass Sie mit uns Geschäfte machen. Vielen Dank für Ihre weitere Unterstützung.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Ihr Unternehmen]
[Kontaktinformationen]
Schlussfolgerung
Die Lösung eines technischen Problems per E-Mail mitzuteilen, ist etwas, das Sie oft tun müssen, wenn Sie ein kundenorientiertes Unternehmen aufbauen wollen. Wenn Sie diese Tipps und bewährten Verfahren befolgen, sollten Sie in der Lage sein, dies zu tun, ohne ins Schwitzen zu kommen.
Danke fürs Lesen. Wenn Sie daran interessiert sind, ein produktiverer Mitarbeiter zu werden, sollten Sie die neueste Version der Routine-App verwenden. Sie ist absolut kostenlos.
