Der Wechsel von Kundenbetreuern ist an modernen Arbeitsplätzen gang und gäbe, vor allem, wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind, das Kunden betreut. Es ist jedoch wichtig, dass Sie wissen, wie Sie Ihren Kunden über den Wechsel informieren, ohne dabei unhöflich und unprofessionell zu wirken.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns ansehen, wie Sie eine E-Mail verfassen können, um Ihren Kunden über einen neuen Kundenbetreuer zu informieren, und dabei einige bewährte Verfahren und Tipps anwenden. Lassen Sie uns also loslegen.
Tipps zur Erinnerung
Teilen Sie Ihrem Kunden den Wechsel des Kundenbetreuers so schnell wie möglich mit. Es ist wichtig, dass er sofort davon erfährt, damit er die notwendigen Änderungen vornehmen kann.
Personalisieren Sie die E-Mail und fügen Sie spezifische Informationen ein, die Ihrem Kunden zeigen, dass es sich nicht um eine zufällige oder Massen-E-Mail handelt, die er erhalten hat.
Machen Sie deutlich, warum der Wechsel stattgefunden hat und was Sie in Zukunft in Bezug auf die Interaktion mit dem neuen Manager und dessen Verantwortlichkeiten erwarten können.
Achten Sie darauf, dem Kunden den neuen POC/Account Manager zu verkaufen, damit er sich sicher fühlt, dass der neue Manager in der Lage ist, mit dem letzten Manager gleichzuziehen.
Halten Sie die Kommunikation mit dem Kunden offen, zumindest so lange, bis er den neuen Manager gut kennt, und versichern Sie ihm, dass im Falle einer Eskalation schnell Abhilfe geschaffen wird.
Bewährte Praktiken
Beginnen Sie Ihre E-Mail auf höfliche Art und Weise, um einen professionellen Ton für den Rest der Kommunikation zu diesem speziellen Thema zu setzen.
Teilen Sie Ihrem Kunden so viel Kontext wie möglich mit, wenn Sie ihm diese Aktualisierung mitteilen, damit er versteht, warum die Entscheidung, den Manager zu wechseln, getroffen wurde und warum dies eine gute Sache ist.
Stellen Sie den neuen Kundenbetreuer/POC vor und informieren Sie ihn über seine Qualifikationen und Erfolge, damit Ihr Kunde sicher sein kann, dass er einen hochwertigen Service erhält.
Bedanken Sie sich bei Ihren Kunden für die gute Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen und lassen Sie sie wissen, dass Sie ihnen bei Fragen oder Unklarheiten zur Verfügung stehen.
Muster-E-Mail zur Information eines Kunden über einen neuen Kundenbetreuer
Betreffzeile: Wechsel des Kundenbetreuers
Hallo [Name des Kunden],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe diese E-Mail, um Sie über einen Wechsel des Kundenbetreuers von [Name des bisherigen Kundenbetreuers] zu [Name des neuen Kundenbetreuers] mit Wirkung vom [Startdatum] zu informieren.
Der Grund für diese Änderung ist [ggf. den Grund erläutern].
Ich kann Ihnen versichern, dass die Qualität der Dienstleistungen wie gewohnt hervorragend sein wird, und wir sind zuversichtlich, dass [Name des neuen Kundenbetreuers] unsere Versprechen einhalten wird. [Name des neuen Kundenbetreuers] verfügt über [Angabe der Erfahrung und Leistungen].
Hier finden Sie die Kontaktdaten Ihres neuen Managers:
E-Mail: [E-Mail des neuen Kundenbetreuers]
Telefonnummer: [Telefonnummer des neuen Kundenbetreuers]
Wenn Sie Fragen oder Unklarheiten haben, können Sie sich gerne an mich wenden, indem Sie auf diese E-Mail antworten.
Nochmals vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung für [Name Ihres Unternehmens]. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Benennung]
Schlussfolgerung
Mit den Tipps, bewährten Verfahren und vor allem der E-Mail-Vorlage, die in diesem Blogbeitrag vorgestellt wird, sind Sie gut gerüstet, um eine effektive E-Mail zu verfassen, die Ihren Kunden über einen neuen Kundenbetreuer informiert.
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