Ein Gastredner für eine Büroveranstaltung kann das Image der Veranstaltung in den Augen der Teilnehmer deutlich aufwerten und durch die Einführung neuer Ideen und Perspektiven auch einen Mehrwert für sie schaffen. Die Einladungs-E-Mail für den Gastredner, die Sie an die voraussichtlichen Gäste schicken, setzt die Erwartungen an die Veranstaltung und kann die Entscheidung für den Redner stark beeinflussen.
In diesem Blogbeitrag wollen wir uns ansehen, wie Sie eine E-Mail schreiben können, mit der Sie einen Gastredner zu einer Veranstaltung im Büro einladen, und wie Sie sie durch die Befolgung von Tipps, Hacks und Best Practices für die jeweilige Situation wirkungsvoller gestalten können. Außerdem stellen wir Ihnen eine Muster-E-Mail-Vorlage zur Verfügung, die Sie verwenden können, um es jedes Mal richtig zu machen.
Was Sie bei der Einladung eines Gastredners beachten sollten
Recherchieren Sie gründlich über Ihren Redner, damit Sie erstens sicherstellen können, dass er/sie für die Rolle ideal ist, und zweitens, um dem Redner zu zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, bevor Sie ihn/sie kontaktieren.
Versuchen Sie beim Versenden der E-Mail, die Einladung zu personalisieren, indem Sie z. B. den Namen der Bewerberin oder des Bewerbers verwenden, auf ihre oder seine Arbeit hinweisen usw. Dies gibt ihnen die Gewissheit, dass es sich nicht um eine Massen-E-Mail handelt, sondern dass sie für die Stelle ausgewählt wurden.
Um sicherzustellen, dass der Redner weiß, was er von dem Gastrednerauftrag hat, und um sich besser auf die Veranstaltung vorbereiten zu können, sollten Sie die Einzelheiten der Veranstaltung, einschließlich des Datums, der empfohlenen Themen, der demografischen Merkmale und der Interessen des Publikums, klar angeben.
Seien Sie flexibel und hören Sie sich die Ideen des potenziellen Gastredners an, worüber er sprechen möchte, wann er dies tun möchte, wie er es tun möchte und vieles mehr. Lehnen Sie Ideen nicht von vornherein ab, sondern prüfen Sie, ob der Vorschlag sinnvoll ist und einen größeren Nutzen bringt als der ursprüngliche Plan.
Bewährte Praktiken für die Einladung eines Gastredners
Seien Sie prägnant und umfassend und versorgen Sie den Redner mit allen notwendigen Details, die er für seine Entscheidung benötigt, aber nicht so viel, dass er von der Menge der Informationen überwältigt wird.
Verwenden Sie einen höflichen und professionellen Ton, wenn Sie eine E-Mail mit einem Gastbeitrag verfassen, denn Sie wollen einen guten Eindruck hinterlassen und dem potenziellen Redner versichern, was ihn erwartet, wenn er sich darauf einlässt.
Setzen Sie sich mit den potenziellen Referenten in Verbindung, wenn Sie innerhalb einer angemessenen Zeitspanne keine Antwort erhalten haben. Sie können dies mit Hilfe von Tools wie GMass automatisieren, indem Sie ein automatisches Follow-up einrichten, wenn eine bestimmte Anzahl von Tagen lang keine Antwort erfolgt ist.
Zeigen Sie dem Redner Ihre große Dankbarkeit für das Angebot und sagen Sie ihm, wie viel es ihm bedeuten würde, wenn er an der Veranstaltung teilnehmen und seine Ideen mit dem größeren Team teilen würde.
Mustervorlage für die Einladung eines Gastredners
Betreff: Einladung als Gastredner bei [Name der Veranstaltung] durch [Name des Unternehmens]
Sehr geehrte(r) [Name des potenziellen Sprechers/der potenziellen Sprecherin],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist [Ihr Name] und ich arbeite derzeit als [Bezeichnung] bei [Name des Unternehmens].
Ich gehöre zum Organisationskomitee für [Name der Veranstaltung] und bin auf Ihr Profil gestoßen, als ich nach Vordenkern in [Branche/Bereich] suchte. Ich bin der Meinung, dass Ihr Fachwissen in [Spezifischer Bereich] perfekt in die Agenda unserer Veranstaltung passen würde.
Unsere Veranstaltung findet am [Veranstaltungsdatum] statt und richtet sich an [Beschreiben Sie kurz den Zweck der Veranstaltung und die Art des Publikums]. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, können Sie dem Publikum einen großen Mehrwert bieten.
Wir haben uns etwas Ehrgeiziges vorgenommen, und es wäre toll, wenn Sie sich uns für einen [Dauer] minütigen Vortrag anschließen könnten. Sie könnten auch an unserer Podiumsdiskussion zu [Thema] teilnehmen.
Die derzeit offenen Sprechzeiten sind [Liste der Sprechzeiten]. Wir wissen, dass Ihre Zeit sehr kostbar ist, und wenn Sie Ihre Teilnahme bestätigen können, werden wir versuchen, Änderungen an der Slot-Zeit zu berücksichtigen. Außerdem übernehmen wir Ihre Reise- und Unterbringungskosten.
Wenn Sie Interesse haben, lassen Sie es mich bitte wissen, und wir können gerne darüber sprechen, wie wir diese Erfahrung zu einem Gewinn für beide Seiten machen können. Wenn Sie Fragen haben, antworten Sie bitte auf diese E-Mail oder rufen Sie mich während der Geschäftszeiten unter [Ihre Telefonnummer] an.
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
Herzliche Grüße,
[Ihr vollständiger Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktinformationen]
Schlussfolgerung
Da Sie nun wissen, wie man eine Einladungs-E-Mail für einen Gastredner schreibt, können Sie sich Ihrer E-Mail-Kenntnisse sicher sein. Eine E-Mail mit prägnanten Informationen, berechtigter Neugier auf die Ideen des Redners usw. kann dessen Entscheidung, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, wirklich beeinflussen. Wenn Sie die Tipps und bewährten Verfahren in diesem Beitrag befolgen, wird Ihre Einladung viel professioneller und überzeugender klingen.
Wir hoffen, dass Sie diesen Blogbeitrag hilfreich fanden. Bitte schauen Sie sich auch unsere zahlreichen anderen E-Mail-Vorlagen und Best Practices an. Danke fürs Lesen.
