Es kann frustrierend sein, wenn man auf etwas warten muss, und das gilt besonders dann, wenn man nur eine einfache Unterschrift braucht, die Verzögerung aber durch Verzögerungen oder mangelnde Kommunikation verursacht wird.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns also ansehen, wie man eine E-Mail sendet, in der man jemanden auffordert, die Dokumente umgehend zu unterschreiben. Außerdem werden wir uns einige Tipps ansehen, die man beachten sollte, bewährte Verfahren und eine Beispiel-E-Mail, die Sie kopieren können. Fangen wir also an.
Tipps zur Erinnerung
Geben Sie deutlich an, warum Sie die Unterschrift benötigen und welche Folgen es hat, wenn Sie sie nicht rechtzeitig erhalten.
Informieren Sie den Empfänger über den Zeitrahmen und geben Sie die Fristen an, damit es keine Unklarheiten gibt.
Erläutern Sie, warum die Unterschrift wichtig ist, welche Prozesse damit in Gang gesetzt werden und welche potenziellen Teams von einer frühen oder späten Einreichung betroffen sein könnten.
Bewährte Praktiken
Beginnen Sie die E-Mail höflich, damit sich der Empfänger wohlfühlt und die Anfrage rasch prüfen kann, was unwahrscheinlich ist, wenn Sie Ihre E-Mail in einem feindseligen oder antagonistischen Ton beginnen.
Danken Sie ihnen für ihre Mitarbeit und bringen Sie deutlich zum Ausdruck, dass Sie es zu schätzen wissen, dass sie sich die Zeit genommen haben, um einen reibungslosen und fristgerechten Ablauf des Verfahrens zu gewährleisten.
Beenden Sie Ihre E-Mail immer mit einem CTA, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie sofort aktiv werden und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Muster
Betreff: Antrag auf Unterschrift auf [Name des Dokuments]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe diese E-Mail, um Sie um Ihre Unterschrift für die [Name des Dokuments] Dokumente bis zum [Datum der Frist] zu bitten.
Diese Dokumente müssen bis [Datum] bei [Einreichungs-POC] eingereicht werden und sind für [Name des Projekts oder der Aufgabe] von entscheidender Bedeutung. Jegliche Verzögerung bei der Einreichung führt zu Unannehmlichkeiten für Prozesse, die davon abhängen, einschließlich [Liste der Prozesse, die betroffen sein könnten].
Bitte prüfen Sie die Dokumente, unterzeichnen Sie sie und geben Sie sie vor dem [Stichtag] weiter. Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihre rasche Reaktion, die angesichts der Zeitvorgaben von entscheidender Bedeutung war, um das Verfahren voranzubringen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Jemanden um eine Unterschrift zu bitten, ist einfach, und jetzt, wo Sie die Tipps und Tricks und die besten Praktiken kennen, ist die Aufgabe viel einfacher geworden. Worauf warten Sie also noch? Verwenden Sie die Beispiel-E-Mail, die wir Ihnen zur Verfügung gestellt haben, oder verfassen Sie selbst eine E-Mail und fordern Sie die Unterschrift ein.
Danke fürs Lesen. Schauen Sie sich auch Routine an, wenn Zeit für Sie wichtig ist. Die Nutzung von Routine ist kostenlos.
