Klare und präzise Kommunikation ist entscheidend für das Erreichen nützlicher Besprechungsergebnisse, und in der heutigen Geschäftswelt ist die Vorbereitung auf eine Besprechung eine Fähigkeit, die jeder von uns lernen muss.
Eine der besten Methoden, um eine gute Besprechung zu gewährleisten, ist die Vereinbarung einer klaren und präzisen Tagesordnung vor der Besprechung, und wenn Sie eine solche beantragen müssen, sollten Sie einige Tricks und bewährte Verfahren beachten, um sicherzustellen, dass Sie diese Tagesordnung erhalten.
Und in diesem Blogbeitrag werden wir lernen, wie man genau das tut. Lassen Sie uns also loslegen.
Was Sie bei der Beantragung einer Besprechungsagenda beachten sollten
Kennen Sie den Empfänger: Machen Sie sich klar, an wen Sie die E-Mail senden, sei es ein Kollege, ein Vorgesetzter oder jemand aus einem anderen Unternehmen, und passen Sie Ihren Ton und Ihre Sprache entsprechend an.
Bleiben Sie klar und deutlich: Achten Sie darauf, dass Ihre Anfrage klar und leicht verständlich ist und vermeiden Sie jede Art von Zweideutigkeit.
Wählen Sie eine gute Betreffzeile: Erwägen Sie eine Betreffzeile wie "Request for Meeting Agenda", um effektiver zu sein, und vermeiden Sie jede Art von komplizierten Betreffzeilenformeln, die das Thema nicht schnell vermitteln könnten.
Bleiben Sie professionell: Behalten Sie in Ihrer E-Mail-Korrespondenz einen professionellen Ton bei und vermeiden Sie jegliche Art von Slang, Jargon oder auch nur eine allzu saloppe Sprache.
Bewährte Praktiken für die Beantragung einer Besprechungsagenda
Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung, sprechen Sie den Empfänger nach Möglichkeit mit seinem Namen an und seien Sie höflich.
Geben Sie ausdrücklich den Zweck an: Erklären Sie im ersten Absatz kurz und höflich, warum Sie die Tagesordnung für die Sitzung angefordert haben.
Fordern Sie die Tagesordnung an: Fordern Sie klar und deutlich die Tagesordnung an und geben Sie Datum und Uhrzeit an, zu denen Sie sie benötigen.
Zeigen Sie Wertschätzung: Zeigen Sie stets Dankbarkeit für die Unterstützung und Zusammenarbeit. Ein einfaches "Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe" kann viel bewirken.
Mustervorlage für die Beantragung einer Besprechungsagenda
Betreff: Anfrage zur Tagesordnung der Sitzung
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe diese E-Mail, um die Tagesordnung unserer bevorstehenden [Name der Sitzung] anzufordern, die für [Datum] um [Uhrzeit] geplant ist. Die Tagesordnung wird mir bei der Vorbereitung auf das Treffen helfen und die Ergebnisse des Treffens hilfreich machen.
Die Tagesordnung im Voraus zu kennen, wird dazu beitragen, dass dieses Treffen ein Erfolg wird, und Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit wird sehr geschätzt.
Bitte übermitteln Sie die Tagesordnung bis zum [Datum]. Ich danke Ihnen für Ihre Mitarbeit und freue mich, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position und Ihr Unternehmen]
Schlussfolgerung
Die Anforderung eines Sitzungsplans per E-Mail ist eine einfache, aber wichtige Aufgabe in der Geschäftskommunikation. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien befolgen, ist sichergestellt, dass Ihre Anfrage klar, professionell und respektvoll ist.
Seien Sie höflich, geben Sie bei Bedarf den Kontext an und drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Hilfe des Empfängers aus. Eine wirksame Kommunikation schafft die Voraussetzungen für produktive Sitzungen; das Anfordern der Tagesordnung ist ein Schritt in die richtige Richtung.
