Probleme und Beschwerden sind am Arbeitsplatz unvermeidlich, und es liegt in der Verantwortung jedes Mitarbeiters, nicht nur zu versuchen, das Problem zu lösen, sondern auch andere Interessengruppen im Unternehmen zu informieren, einschließlich seines Vorgesetzten und gegebenenfalls seiner Kollegen.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihrem Vorgesetzten eine E-Mail schreiben, in der Sie ein Problem bei der Arbeit erklären und ihm/ihr dabei helfen, das Problem wirksam anzugehen. Außerdem lernen Sie einige bewährte Verfahren kennen, die Ihnen dabei helfen können, Ihrem Vorgesetzten Ihre Bedenken oder Probleme mitzuteilen und gleichzeitig berufliche Kommunikationsfallen zu vermeiden. Fangen wir also an.
Zu beachtende Tipps
Seien Sie genau und präzise, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten das Problem oder Anliegen per E-Mail mitteilen. Das Letzte, was Ihr Vorgesetzter braucht, sind vage Begriffe oder Phrasen, die das Problem nur noch komplexer erscheinen lassen, als es ohnehin schon ist.
Denken Sie daran, dass Sie sich an Ihren Vorgesetzten am Arbeitsplatz wenden, also halten Sie Ihre Sprache professionell und vermeiden Sie anklagende oder unhöfliche Ausdrücke, die zu weiteren Konflikten in der Organisation führen und nur noch mehr Zeit und Mühe von dem Problem abziehen.
Wenn Sie ein Problem oder ein Anliegen vorbringen, vergessen Sie nicht, Beweise in Form von Screenshots, E-Mails, Unterlagen usw. vorzulegen. Mit Beweisen untermauerte Behauptungen werden eher ernst genommen und somit schneller bearbeitet.
Es ist zwar in Ordnung, Ihr Anliegen detailliert zu schildern, doch sollte das Ziel der E-Mail darin bestehen, die optimale Lösung für das Problem zu finden. Schreiben Sie also nicht nur über das Problem, sondern machen Sie auch Vorschläge, wie Sie und Ihr Vorgesetzter das Problem lösen könnten, um Ihrem Vorgesetzten zu zeigen, dass Sie sich nicht nur beschweren.
Bewährte Praktiken
Halten Sie die E-Mail kurz und präzise. Ihr Vorgesetzter benötigt nur die Informationen, die ihm bei der Lösung des Problems helfen, und keine irrelevanten Hintergrundinformationen.
Vergewissern Sie sich, dass die Betreffzeile Ihrem Vorgesetzten ein genaues Bild des Problems und seiner Bedeutung vermittelt, damit seine Aufmerksamkeit geweckt wird.
Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Begrüßung. So stellen Sie sicher, dass die E-Mail in einem freundlichen Ton verfasst ist und nicht in einem anklagenden Ton, der sehr unprofessionell ist.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail keine Fehler oder Fehlinformationen enthält, da dies zu einer Fehldiagnose führen kann, die wiederum Zeitverluste zur Folge hat.
Muster einer E-Mail an Ihren Chef über Bedenken
Beispiel 1 (Suche nach einem Treffen und Diskussion von Lösungen)
Betreffzeile: Dringendes Problem in [Abteilung]
Sehr geehrter [Name des Managers/Kollegen],
Ich möchte Sie auf ein Problem aufmerksam machen, von dem Mitglieder meines Teams in [Abteilung] betroffen sind. Um genau zu sein, betrifft das [Problembeschreibung] [Betroffene Person/Team]. Das Problem beeinträchtigt die Moral und die Produktivität des Teams, was sich definitiv negativ auf unser Arbeitsumfeld auswirken würde.
Ich habe einige Screenshots beigefügt, um meine Behauptungen zu untermauern und sicherzustellen, dass die Schwere des Problems richtig eingeschätzt wird. Es wäre sehr hilfreich, wenn wir uns treffen könnten, um schnellstmöglich Lösungen für dieses Problem zu besprechen und es zu beheben.
Ich möchte auch einige mögliche Lösungen für das Problem vorschlagen, z. B:
[Beschreiben Sie Lösung 1]
[Beschreiben Sie Lösung 2]
Ich würde mich sehr über Ihr Feedback zu meinen Vorschlägen freuen und bin auch offen für Ihre Ideen zur Lösung dieses Problems.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Angelegenheit zu prüfen. Ich freue mich auf ein baldiges Treffen mit Ihnen, um diese Angelegenheit zu besprechen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Beispiel 2 (Bitte um Vorschläge/Aufforderung zum Handeln)
Thema: Probleme mit hoher Priorität in [Abteilung/Team]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, bei Ihnen ist alles in Ordnung. Mein Name ist [Ihr Name] und ich bin Teil der [Abteilung]. In letzter Zeit gab es ein Problem in Bezug auf [Problembeschreibung], das sich negativ auf die Produktivität des Teams auswirkt.
Ich habe einige Beweise beigefügt, um meine Behauptungen zu untermauern, und würde Sie gerne mit anderen in Verbindung setzen, die ebenfalls von diesem Problem betroffen sind. Ich hoffe aufrichtig, dass Sie die Dringlichkeit der Angelegenheit erkennen und uns einen Weg zur Lösung dieses Problems aufzeigen.
Außerdem möchte ich einige mögliche Lösungen vorschlagen, die meiner Meinung nach in Betracht gezogen werden sollten:
[Beschreiben Sie Lösung 1]
[Beschreiben Sie Lösung 2]
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, das Problem anzusprechen. Sie können sich über diese E-Mail an mich wenden oder alternativ mit meinem Teamleiter [Name des Teamleiters] Kontakt aufnehmen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Ein Problem mit Ihrem Vorgesetzten anzusprechen, kann schwierig sein, vor allem, wenn es per E-Mail geschieht. Es sollte nun klar sein, dass Sie für eine effektive Kommunikation der Beschwerde einen professionellen Ton beibehalten, spezifisch sein, Beweise liefern und lösungsorientiert sein müssen.
Wenn Sie die oben genannten Best Practices und gebrauchsfertigen E-Mail-Vorlagen befolgen, sind Sie nun perfekt positioniert, um Ihren Vorgesetzten effektiv auf ein Problem aufmerksam zu machen und dabei ein besserer Mitarbeiter zu werden.
Wir danken Ihnen für die Lektüre dieses Beitrags und hoffen, dass Sie ihn nützlich fanden. Wenn Sie an weiteren E-Mail-Vorlagen oder Best Practices interessiert sind, haben wir im Routine Blog ausführlich darüber geschrieben.
Wenn Sie die Routine-App noch nicht ausprobiert haben, empfehlen wir Ihnen dringend, sie herunterzuladen und loszulegen.
