Als Unternehmen sollten Sie sich verbessern wollen, und die Änderung von Prozessen ist ein unvermeidlicher Teil dieser Reise. Eine klare Kommunikation ist entscheidend, wenn Sie einen neuen Prozess einführen wollen, und eine gut geschriebene E-Mail kann dabei gute Dienste leisten.
In diesem Beitrag werden wir uns die Schritte ansehen, mit denen Sie eine E-Mail verfassen, um Ihr Team über die Einführung eines neuen Prozesses zu informieren. Ganz gleich, ob Sie als CEO Ihr Unternehmen profitabel machen wollen oder als Manager Ihr Team effektiver machen wollen - wenn Sie die in diesem Beitrag vorgestellten bewährten Verfahren und Tipps befolgen, können Sie Ihre Botschaft effektiv vermitteln.
Dinge zum Merken
Bevor Sie sich an den Entwurf einer E-Mail setzen, in der Sie über die Einführung eines neuen Prozesses informieren, sollten Sie sich überlegen, wer Ihre Empfänger sind, und deren Beweggründe, Sprache, Kontext, Funktion und mehr verstehen.
Erläutern Sie den neuen Prozess in der E-Mail klar und deutlich, damit es keine Unklarheiten gibt. Fehlende Informationen und Zusammenhänge können die Umsetzung zu einer Belastung für Ihr Führungsteam machen, das am nächsten an der Umsetzung dran ist. Wenn Sie sich also die Zeit nehmen, den Prozess klar zu beschreiben, können Sie viel Zeit sparen.
Betonen Sie die Vorteile der Prozessänderung, damit Ihre Mitarbeiter/Teams sie annehmen, was entscheidend ist, wenn Sie wollen, dass Ihr Team effizient und als geschlossene Einheit arbeitet. Indem Sie die Vorteile aufzeigen, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihr Bestes zu geben, um die Früchte zu ernten.
Sprechen Sie Probleme oder Fragen, die Ihr Team zu dem neuen Verfahren haben könnte, umgehend an und teilen Sie ihm die entsprechenden Kontaktdaten mit, damit es sich melden kann, wenn es ein Anliegen oder einen Vorschlag hat.
Bewährte Praktiken
Fügen Sie keine Floskeln hinzu und lassen Sie es nicht zu, dass Ihre Ankündigung unter einer Menge irrelevanter Informationen begraben wird. Halten Sie die E-Mail lieber klar und sachlich und erklären Sie sich nur, wenn es nötig ist.
Entwerfen Sie eine aufmerksamkeitsstarke Überschrift, die sicherstellt, dass Ihr Team die E-Mail öffnet und von der Ankündigung erfährt. Wenn nur ein Teil Ihres Teams von der Einführung des neuen Prozesses erfährt, könnte ein Bedarf an redundanter Kommunikation entstehen.
Achten Sie auf einen logischen Ablauf der E-Mail, in der Sie Ihr Team zunächst über die Änderung des Prozesses informieren, was sie bedeutet, den Umsetzungsprozess und schließlich einen Aufruf zum Handeln.
Schließen Sie mit einer Handlungsaufforderung (CTA) ab, was Ihre Empfänger weiter tun sollen, z. B. Feedback geben, sich für eine Schulung anmelden usw. Ein klarer Aufruf zum Handeln am Ende stellt sicher, dass der Prozess weitergeht und nicht nur eine passive Ankündigung ist.
Mustervorlage für eine E-Mail zur Einführung eines neuen Prozesses
Thema: Implementierung eines neuen Prozesses für [Teamname]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist [Ihr Name], derzeit tätig als [Ihre Bezeichnung], und ich freue mich, Ihnen eine wichtige Änderung in Bezug auf [Name des Prozesses] anzukündigen. Wir beabsichtigen, mit Wirkung vom [Startdatum] eine Prozessänderung durchzuführen.
Anwendbare Änderungen:
[Erläutern Sie kurz die Änderung Nr. 1]
[Erläutern Sie kurz die Änderung #2]
[Erläutern Sie kurz die Änderung #3]
Diese Änderungen werden vorgenommen, um unser Team in Bezug auf [Erläutern Sie den Nutzen des neuen Verfahrens und heben Sie die Vorteile hervor] zu unterstützen.
Was kommt als nächstes?
[Skizzieren Sie die nächsten Schritte, die von Ihrem Team erwartet werden]
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Prozessimplementierung haben, wenden Sie sich bitte an [Name des POC] unter [E-Mail des POC] oder [Telefonnummer des POC] während der Geschäftszeiten.
Ihr Feedback ist sehr wichtig, damit unser Team noch effizienter arbeiten kann. Bitte melden Sie sich also bei Bedarf.
Wir danken Ihnen für Ihre harte Arbeit und Ihr Engagement für unseren anhaltenden Erfolg und hoffen, dass der Übergang reibungslos und erfolgreich verlaufen wird.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Benennung]
Schlussfolgerung
Eine umfassende E-Mail, die die Mitarbeiter über die Einführung eines neuen Prozesses informiert, kann den Bedarf an redundanter Kommunikation erheblich reduzieren. Wenn Sie die bewährten Verfahren, Tipps und Anregungen aus der Beispiel-E-Mail nutzen, sollten Sie in der Lage sein, eine effektive E-Mail für diesen Anwendungsfall zu schreiben.
Jetzt, wo Sie Ihre E-Mail-Fähigkeiten verbessert haben, was ist Ihr nächstes Ziel? Bitte lassen Sie es uns auf Twitter wissen @RoutineHQ
Möchten Sie Ihre Produktivität steigern? Melden Sie sich an und laden Sie unseren Kalender mit Aufgaben zum Nulltarif herunter.
