Jemandem an seinem Arbeitsplatz eine Aufgabe zuzuweisen, ist ein unvermeidlicher Teil der modernen Büroerfahrung. Allerdings gibt es definitiv einen richtigen und einen falschen Weg, dies zu tun.
In diesem Blogbeitrag geht es um die richtige Art und Weise, eine E-Mail zu verfassen, in der jemandem am Arbeitsplatz eine Aufgabe zugewiesen wird. Wir werden auch einige Tipps und bewährte Verfahren zusammen mit einer Beispiel-E-Mail untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie lernen, wie Sie dies jedes Mal perfekt machen können.
Tipps zur Erinnerung
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie nach der Begrüßung gleich zur Sache und teilen Sie der Person mit, dass Sie ihr eine Aufgabe übertragen haben.
Es ist wichtig, klare Anweisungen zu geben, wie die Aufgabe auszuführen ist und wie sie zufriedenstellend erledigt werden kann. Das Fehlen klarer Anweisungen wird wahrscheinlich zu Verwirrung und einem minderwertigen Ergebnis führen.
Teilen Sie alle Einzelheiten über die Aufgabe, die Frist, die Aufgabennummer usw. mit und halten Sie die Kommunikationslinien offen, so dass die Person sich für Klarstellungen melden kann.
Bewährte Praktiken
Indem Sie eine Aufgabe zuweisen, erhöhen Sie die Arbeitsbelastung der betreffenden Person, so dass es das Mindeste ist, höflich und freundlich zu sein, wenn Sie sie darüber informieren.
Geben Sie an, wie wichtig die Aufgabe ist, welche Folgen ihre Erledigung hat und wo sie in den Zuständigkeitsbereich des Unternehmens oder der Abteilung fällt, damit die andere Person informiert ist.
Geben Sie angemessene Unterlagen weiter, aber nicht so viel, dass Sie die andere Person überfordern, und halten Sie die Kommunikationswege offen, falls Sie für Rückfragen benötigt werden.
Muster-E-Mail
Thema: Zugewiesen: [Name der Aufgabe]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe diese E-Mail, um Sie über eine Aufgabe zu informieren, die Ihnen von mir übertragen wurde. Die Aufgabennummer ist [Aufgabennummer] und die Frist ist [Abgabetermin].
Hier sind die Anweisungen für diese Aufgabe:
[Kurz zu Schritt 1]
[Kurz zu Schritt 2]
[Kurz zu Schritt 3]
Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Aufgabe benötigen, lesen Sie bitte die Dokumentation hier [Link zur Dokumentation] und zögern Sie nicht, mich unter [Ihre E-Mail-ID] zu kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen oder Unklarheiten haben.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung, sie war eine große Hilfe. Ihre Beiträge waren für das Funktionieren des [Name des Teams oder des Unternehmens] von entscheidender Bedeutung, und wir wissen sie sehr zu schätzen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie jemandem bei der Arbeit eine Aufgabe zuweisen können, ist es nun an der Zeit, die E-Mail tatsächlich zu versenden. Alles Gute!
Wenn Sie Ihre Produktivität verbessern wollen, sollten Sie sich Routine ansehen. Es ist kostenlos und wird Ihnen eine Menge Zeit sparen.
