In jeder Organisation, ob groß oder klein, hat keine Person oder kein Team das Monopol auf Informationen. Es gibt immer Details, die Sie von anderen Teammitgliedern oder sogar anderen Teams benötigen. Daher ist es wichtig, dass Sie lernen, wie Sie höflich per E-Mail um Informationen bitten können.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen genau das und geben Ihnen einige Tipps, Tricks und bewährte Verfahren an die Hand, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Anfrage und den Kontext versteht und sie zügig an Sie weiterleitet. Wir haben auch Muster, die Sie je nach Bedarf ändern und verwenden können.
Unabhängig davon, ob sich die Informationen auf eine Aufgabe, ein Projekt, eine Person, ein Ereignis usw. beziehen, können Sie die hier vorgestellten Hacks nutzen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Tipps und Hacks
Beginnen Sie damit, den Zweck der E-Mail mit der Informationsanfrage zu verstehen, damit Sie in der Lage sind, Ihrem Kollegen oder Teammitglied gegenüber ein Argument für die Anfrage vorzubringen.
Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie wollen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Antrag begründen können, indem Sie den Bedarf und die Wichtigkeit dieser Informationen darlegen.
Fassen Sie sich kurz und bündig, um den Empfänger nicht zu verwirren, und geben Sie ihm Gründe an, warum diese Informationen nicht weitergegeben werden sollten.
Achten Sie auf einen neutralen, professionellen Ton, wenn Sie per E-Mail um Informationen bitten, und verwenden Sie Wörter, die der Situation angemessen sind, und vermeiden Sie Slang, Emoticons usw.
Bewährte Praktiken bei der Anforderung von Informationen per E-Mail
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Begrüßung und stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Fuß beginnen. Etwas wie "Hallo [NAME]" oder "Ich hoffe, es geht Ihnen gut" sollte funktionieren.
Stellen Sie sich kurz, aber prägnant vor, um Glaubwürdigkeit zu schaffen, was wiederum dem Empfänger die Gewissheit gibt, dass er es nicht mit einer zwielichtigen Person zu tun hat, und er wird eher bereit sein, der Bitte nachzukommen.
Geben Sie zusätzliche Informationen darüber, warum die Informationen wichtig sind und wie sie behandelt werden, damit er/sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen kann, ob er/sie sie weitergeben will oder nicht.
Wenn Sie eine Anfrage stellen, geben Sie klar an, welche Informationen Sie benötigen, und stellen Sie sicher, dass es keine Unklarheiten gibt. Vage Anfragen sind ein Rezept für Missverständnisse.
Bedanken Sie sich abschließend beim Empfänger dafür, dass er Ihre Situation und den Kontext der Anfrage verstanden hat und bereit ist, die ihm bekannten Informationen weiterzugeben.
Muster einer E-Mail zur Anforderung von Informationen
Muster 1 (Anforderung von Informationen von einem Teammitglied)
Betreffzeile: Anforderung von Informationen für [Projektname]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich bin [Ihr Name] aus [Abteilung] und arbeite derzeit als [Bezeichnung].
Ich möchte bis zum [Datum der Frist] Informationen über [Beschreiben Sie die Einzelheiten der Informationen] anfordern.
Idealerweise wären die Informationen [Format oder andere Details beschreiben], aber lassen Sie mich wissen, wenn dies nicht möglich ist.
Diese Informationen sind für unser [Projektname] von entscheidender Bedeutung, und ich wäre Ihnen für eine schnelle Bearbeitung sehr dankbar.
Danke, dass Sie meine Anfrage in Betracht ziehen. Ich bin hier, um alle Fragen zu beantworten, die Sie haben könnten.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Muster 2 (Anforderung von Informationen bei Ihrem Manager)
Betreffzeile: Dringende Informationsanfrage für [Stichtag] Termin [Projektname]
Sehr geehrte(r) [Name der Führungskraft]
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich bin [Name der Aufgabe] nachgegangen und habe festgestellt, dass ich [Beschreiben Sie die Informationen] benötige, um sie zu erledigen.
Es handelt sich um ein kritisches Projekt, weil [Erklären Sie, warum es kritisch ist].
Ihre rasche Antwort wäre sowohl mir als auch dem Team sehr willkommen, da die Frist für die Fertigstellung am [Abgabetermin] abläuft.
Wenn Sie Fragen haben, bin ich gerne bereit, diese zu klären.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Das Versenden einer E-Mail mit der Bitte um Informationen kann sich wie eine langwierige, bürokratische und umständliche Aufgabe anfühlen, aber es muss getan werden, und es ist fast nie so schlimm, wie Sie denken. Entwerfen Sie also diese E-Mail oder kopieren Sie eines der oben gezeigten Muster und drücken Sie auf "Senden".
Wir hoffen, dass diese Informationen für Sie nützlich waren. Wenn ja, sollten Sie den Blog von Routine besuchen, in dem wir viele hilfreiche Informationen bereitstellen, darunter eine umfangreiche Bibliothek mit E-Mail-Mustern für verschiedene Situationen.
Wenn Sie Routine ausprobieren möchten, können Sie das hier tun. Die Nutzung ist kostenlos.
