Besprechungen sind für mehr oder weniger jede Organisation unverzichtbar, von Start-ups mit weniger als zehn Mitarbeitern bis hin zu transnationalen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.
Besprechungen sind ein wirksames Mittel zur Schaffung einer Synergie von Ideen und Meinungen, um ein praktikables Ergebnis zu erzielen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass man zu viele Sitzungen abhält, die der Produktivität des Unternehmens/Teams schaden.
In diesem Beitrag werden wir uns also ansehen, wie Sie feststellen können, ob Sie zu viele Meetings haben, und wie Sie diese verwalten können.
Haben Sie zu viele Sitzungen?
Während das Gefühl, dass eine Besprechung vermieden werden kann, für die Teilnehmer offensichtlich ist, ist es eine ganz andere Sache, herauszufinden, ob es ein Muster nutzloser Besprechungen gibt.
Die Wahl des richtigen Besprechungsrhythmus für Ihr Team kann über die Produktivität eines Unternehmens entscheiden.
Hier sind einige Symptome, die darauf hinweisen könnten, dass Sie das Muster "zu viele Treffen" haben:
Geringe Produktivität Ihres Teams.
Geringe Bereitschaft, an einer Sitzung teilzunehmen oder einen Beitrag zu leisten.
Sitzungen enden, ohne dass ein klarer Weg nach vorn gefunden wurde.
Es gibt kaum Folgemaßnahmen zu den in der Sitzung besprochenen Themen.
Wenn Sie ständig mit einem oder mehreren der oben genannten Symptome aus den Sitzungen kommen, liegt wahrscheinlich ein Problem vor.
Was können Sie also tun? Eigentlich eine ganze Menge.
Das Problem der "zu vielen Sitzungen" lösen
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Zahl der unnötigen Besprechungen in Ihrem Unternehmen reduzieren können:
Keine Sitzungstage/-zeiten haben
Es muss Zeiträume geben, in die andere Mitglieder Ihres Teams nicht eindringen können, und Ihre Mitarbeiter können diese Zeitfenster nutzen, um sich intensiv mit der Arbeit zu beschäftigen, weil sie wissen, dass sie nicht zu etwas gerufen werden.
Sie könnten einen täglichen Ansatz wählen, bei dem an bestimmten Tagen keine Besprechungen erlaubt sind, oder Sie könnten bestimmte Teile des Tages blockieren, in denen sich Ihr Team produktiver fühlt und nicht durch Besprechungen gestört werden möchte.
Machen Sie eine klare Tagesordnung zur Voraussetzung
Eine der grundlegenden Voraussetzungen für die Anberaumung einer Besprechung sollte ein klar definierter Plan bzw. eine klar definierte Tagesordnung sein, die die Notwendigkeit der Besprechung bestätigt.
Besprechungen ohne Tagesordnung sind unproduktiv und lassen den Teilnehmern keinen Raum, sich auf die Besprechung vorzubereiten.
Eine klare Tagesordnung hilft auch dabei, die Liste der Eingeladenen zu bewerten, so dass diejenigen, deren Anwesenheit nicht erforderlich ist, von der Liste gestrichen werden können.
Förderung der Verwendung asynchroner Tools
Der Bedarf an persönlicher Kommunikation nimmt drastisch ab, wenn man Zugang zu guten asynchronen Werkzeugen hat. Und um die asynchrone Kommunikation zu fördern, muss ihr Nutzen dem Team klar vermittelt werden.
Sie können damit beginnen, zu definieren, was eine Besprechung ausmacht, und für alles andere muss die Standardkommunikationsart ein asynchrones Werkzeug sein. In Fällen, in denen ein solches Werkzeug nicht ausreicht, kann eine Besprechung in Betracht gezogen werden.
Sie können sogar Tools wie Loom anstelle einer Besprechung zur Durchsicht, Figma-Kommentare anstelle einer Entwurfsbesprechung, die Vorschlagsfunktion von Google Docs anstelle einer Besprechung zur Textbearbeitung usw. in Betracht ziehen.
Freiwillige Teilnahme für Teilnehmer mit geringer Priorität
Wenn die Anwesenheit eines Teilnehmers nur einen geringen Mehrwert für die Besprechung darstellt, aber nicht unbedingt erforderlich ist, sollten Sie seine Anwesenheit als fakultativ betrachten.
Dadurch sind Sie gezwungen, die Teilnehmer für die Besprechung sehr gezielt auszuwählen, und diejenigen, deren Teilnahme fakultativ ist, können versuchen, an der Besprechung teilzunehmen, wenn sie motiviert genug sind, einen Beitrag zu leisten. Nichts ist zu Beginn eines Arbeitstages schlimmer, als zu einer Besprechung geschleppt zu werden, an der man nicht teilnehmen möchte oder von der man glaubt, dass man einen Beitrag leisten kann.
Sitzungen kürzer gestalten
Eine Sitzung, die um ihrer selbst willen länger ist, ist nie gut und kann die Teilnehmer davon abhalten, während der Sitzung einen Beitrag zu leisten, und sie auch von der Teilnahme an künftigen Sitzungen abhalten.
Halten Sie die Sitzung also so kurz, dass alle Teilnehmer auf dem Laufenden sind, und verschwenden Sie die Zeit der anderen nicht mit Floskeln oder unnötigen Erklärungen.
Planen Sie außerdem Besprechungen dann, wenn Ihr Team am besten darauf vorbereitet ist, und nicht zufällig. Eine 15-minütige Besprechung mit einem Team, das motiviert ist, einen Beitrag zu leisten, ist besser als eine 30-minütige Besprechung, bei der alle nur nach Hause gehen wollen.
Da haben Sie's! Gibt es in Ihrer Organisation zu viele Sitzungen? Welchen der oben genannten Tipps stimmen Sie am ehesten zu? Lassen Sie es uns auf Twitter @RoutineHQ wissen.
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Vielen Dank für die Lektüre.
