Sitzungen sind für jede Organisation von entscheidender Bedeutung, die es ernst meint mit der Bildung von Synergien und der Lösung von Problemen als Gruppe. Wenn Sie also daran interessiert sind oder zufällig eingeladen werden, ein Treffen zu veranstalten, mag das ein wenig überwältigend klingen.
Ja, das ist eine große Verantwortung.
Aber einige Ressourcen können Ihnen die Sache erleichtern.
In diesem Blogbeitrag möchten wir eine solche Ressource erstellen - eine umfassende Checkliste für die Planung und Durchführung Ihres Meetings.
Checkliste für die Vorbereitung und Durchführung eines Treffens
Bevor Sie diese Liste verwenden, sollten Sie wissen, dass wir uns bemüht haben, sie so vollständig wie möglich zu gestalten.
Es könnte jedoch sein, dass wir Besonderheiten übersehen haben, die für die Sitzungen Ihrer Organisation oder Ihres Teams von Bedeutung sind.
Sie können sie also bei Bedarf hinzufügen.
Und damit das klar ist, hier eine Checkliste für die Ausrichtung des perfekten Meetings in chronologischer Reihenfolge.
Bestimmen Sie das Hauptthema, das in der Sitzung behandelt werden soll.
Vergewissern Sie sich, dass das Thema nur auf asynchronem Wege optimal behandelt werden kann und ein Treffen erfordert.
Lassen Sie vergangene Treffen Revue passieren, die zusätzlichen Kontext für dieses Treffen liefern.
Erstellen Sie eine Liste von Unterthemen für die Sitzung und entwickeln Sie Ziele für die Sitzung.
Treffen Sie Entscheidungen, die während des Treffens getroffen werden müssen.
Erstellen Sie eine vorläufige Tagesordnung für die Sitzung.
Erstellen Sie eine entsprechende Teilnehmerliste für das Treffen.
Prüfen Sie die Liste der Teilnehmer auf Relevanz und Verfügbarkeit.
Delegieren Sie nach der Bestätigung Funktionen wie Notizen machen und Zeitmessung an geeignete Teilnehmer.
Legen Sie den Zeitpunkt und den Ort des Treffens fest.
Buchen und bestätigen Sie die Zeit und den Ort.
Versenden Sie eine Einladung an alle potenziellen Teilnehmer zusammen mit der Tagesordnung der Sitzung.
Senden Sie eine Nachfass-E-Mail, um die Teilnehmer daran zu erinnern, die Tagesordnung und die Vorbereitungsunterlagen (falls vorhanden) durchzusehen.
Achten Sie darauf, dass Sie die Sitzung pünktlich beginnen.
Halten Sie sich an die Tagesordnung und vermeiden Sie Ablenkungen.
Geben Sie allen Raum, ihre Gedanken zu jedem Unterthema zu äußern.
Sicherstellen, dass die POCs, einschließlich des Zeitnehmers, des Mitschreibers usw., ihre Aufgaben erfüllen.
Schließen Sie die Sitzung mit einer Zusammenfassung ab.
Veröffentlichen Sie die Zusammenfassung und erstellen Sie einen Aktionsplan.
Versenden Sie das Protokoll der Sitzung.
Befolgen Sie den Aktionsplan.
Teilen Sie die Ergebnisse der Nachbereitung mit.
Schlussfolgerung
Und das war's. Eine einfache, aber effektive Checkliste, die Ihnen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings helfen kann. Haben wir etwas übersehen? Lassen Sie es uns auf Twitter wissen @RoutineHQ.
Vielen Dank für die Lektüre.
