Mentale Modelle helfen Ihnen, in vielen Bereichen Ihres Lebens und Ihrer Arbeit bessere Entscheidungen zu treffen. Auch Ihre Produktivität kann durch die Anwendung der richtigen mentalen Modelle gesteigert werden.

In diesem Beitrag stellen wir einige Modelle vor, mit denen Produktivitätsfanatiker ihre Leistung steigern und ihre Produktivität effizient und mühelos aufrechterhalten können.

In diesem Beitrag werden wir einige häufige Voreingenommenheiten und Fehler bei der Entscheidungsfindung untersuchen und wie man ihnen entgegenwirken kann.

Denken zweiter Ordnung

Praktiker des Denkens zweiter Ordnung hinterfragen und extrapolieren die Folgen unmittelbaren Handelns, was dieses mentale Modell zu einem wirksamen Instrument zur Verbesserung der Produktivität macht.

Wenn Sie beispielsweise einen Fernseher an Ihrem Arbeitsplatz aufstellen, lohnt es sich, dessen Auswirkungen auf Ihre Produktivität zu berücksichtigen.

Fernsehen am Arbeitsplatz bedeutet, dass man von der Arbeit abgelenkt wird, dass sich mehr Leute wegen des Fernsehers um den Schreibtisch herum aufhalten, dass man den Drang verspürt, beliebte "Must-See"-Events im Büro zu streamen usw.

Während Denker erster Ordnung den Fernseher vielleicht nur als Kostenfaktor oder direkte Ablenkung sehen, verbirgt sich hinter den unmittelbaren Folgen mehr.

Via Negativa

Bei diesem mentalen Modell geht es darum, gute Entscheidungen zu treffen, indem man die schlechten eliminiert.

Via negativa hilft uns, mit Ungewissheit effizienter umzugehen und erleichtert uns die Entscheidungsfindung.

Wenn Sie z. B. produktiver werden wollen, schauen Sie sich die Routinen anderer Menschen an, um Muster zu finden, die Sie übernehmen können.

In diesem Szenario wäre ein praktischer Ansatz, sich die Routinen von Menschen anzusehen, die sehr unproduktiv sind, und diese zu vermeiden.

Wenn Sie feststellen, dass fast alle unproduktiven Menschen nach 9.00 Uhr frühstücken, dann ist es wahrscheinlich, dass ein früheres gesundes Frühstück Ihre Chancen erhöht, produktiv zu sein.

Sie können dies auf andere Routineentscheidungen wie Ernährung, Bewegung, Umgangsformen am Schreibtisch, App-Nutzungsmuster usw. anwenden.

Lange Rede, kurzer Sinn: Vermeiden Sie destruktive Muster und üben Sie gute Muster ein, anstatt nur zu versuchen, gute Muster zu wiederholen.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt in diesem Zusammenhang, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen resultieren und umgekehrt.

Wenn Sie dieses Prinzip anwenden, werden Sie in der Lage sein, die 20 % zu identifizieren, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, und sich darauf zu konzentrieren, anstatt mehr Zeit mit den 80 % zu verbringen, die keine guten Ergebnisse bringen.

Wenn Sie z. B. vier unwichtige Aufgaben und eine superwichtige Aufgabe für den Tag haben, sollten Sie die superwichtige Aufgabe auswählen und sie effektiv erledigen.

Wenn Sie sich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren, können Sie sich besser konzentrieren, und die Vorteile, die sich aus der Erledigung dieser Aufgabe ergeben, motivieren Sie zu weiteren Leistungen.

Sie könnten das Pareto-Prinzip vor der Ausführungsphase und während der Planungsphase anwenden, indem Sie mehr Zeit für Aufgaben mit hohem Potenzial/Ertrag und weniger Zeit für Aufgaben mit geringem Ertrag aufwenden.

Fällt eine Aufgabe beispielsweise in die Kategorie "20 % Aufwand", sollten Sie ihr Priorität einräumen, indem Sie ihr ein Datum und eine Uhrzeit für die Ausführung zuweisen. Ähnlich verhält es sich, wenn eine Aufgabe in die Kategorie 80 % Aufwand fällt - delegieren, verschieben oder löschen Sie die Aufgabe.

Die 2-Minuten-Regel

Das ist das einfachste mentale Modell, das es gibt. Die Regel besagt, dass man eine Aufgabe, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, sofort erledigen sollte.

Wenn die Planung einer Aufgabe jedoch mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt, warum sollte man sie nicht einfach in zwei Minuten abschließen und weitermachen?

Angenommen, Sie gehen Ihre E-Mails durch und sehen ein Update von einem Ihrer potenziellen Kunden, der sich nach einer Funktion erkundigt, und Sie brauchen weniger als 2 Minuten, um ihm zu antworten.

In diesem Fall ist es besser, ihm sofort zu antworten, anstatt eine Aufgabe in Ihrem Aufgabenmanager zu erstellen und dann Zeit für die Ausführung der Aufgabe einzuplanen, was viel mehr Zeit in Anspruch nehmen wird.

Stattdessen können Sie die Antwort an Ihren Interessenten beenden und zum nächsten übergehen. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgabenliste reduzieren und Ihr Gehirn nicht unnötig belasten.

Effekt der Unterscheidbarkeit

Der Unterscheidbarkeitseffekt oder Schwer-Leicht-Effekt tritt auf, wenn wir unsere Fähigkeit, eine Aufgabe zu bewältigen, auf der Grundlage des Schwierigkeitsgrads falsch vorhersagen.

Das mentale Modell besagt, dass wir unsere Fähigkeit, einfache Aufgaben zu erledigen, unterschätzen und unsere Fähigkeit, anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen, überschätzen.

Sie haben zum Beispiel zwei Aufgaben auf Ihrer Liste:

  1. Fügen Sie leicht verfügbare Zahlen zu einem Bericht hinzu.

  2. Erstellung eines strategischen Akquisitionsplans

Während die erste Aufgabe leicht ist, denken Sie eher, dass sie komplizierter ist, als sie ist, und zögern sie hinaus, bis sie unbedingt erledigt werden muss.

Andererseits sind Sie eher der Meinung, dass die Erstellung des Plans einfach und relativ unkompliziert ist, so dass Sie dies bis zur letzten Minute aufschieben können.

In beiden Fällen schätzen Sie den für die Erledigung der Aufgabe erforderlichen Aufwand falsch ein, was zu einer Beeinträchtigung Ihrer Produktivität führt.

Der Unterscheidbarkeitseffekt entsteht durch andere Verzerrungen wie den Bestätigungsfehler, den Dunning-Kruger-Effekt usw.

Daher ist es besser, bei einer einfachen Aufgabe eine ehrliche Bewertung vorzunehmen und sie entsprechend zu erledigen, und das Gleiche gilt für komplexere Aufgaben.

Kosten der Umstellung

Nehmen wir an, Sie verwenden Produkt A, mit dem Sie 80 % Ihrer monatlichen Ziele erreichen. Doch dann wird Ihnen Produkt B vorgestellt, mit dem Sie 85 % Ihrer monatlichen Ziele erreichen können.

Das Prinzip der Wechselkosten legt nahe, dass die Menschen bei Produkt A bleiben, obwohl Produkt B ihr Problem aufgrund der wahrgenommenen und oft überschätzten Wechselkosten besser lösen kann.

Wenn Sie beispielsweise die Möglichkeit haben, von einer Software auf eine andere, etwas bessere umzusteigen, werden Sie wahrscheinlich bei der von Ihnen verwendeten bleiben.

Daher ist es hilfreich, die Werkzeuge, mit denen Sie arbeiten, bewusst zu bewerten und zu wechseln, wenn es einen Vorteil bringt, auch wenn es zunächst etwas mehr Aufwand bedeutet.

Wenn Sie ein primitives Kalenderprogramm verwenden, sind Sie wahrscheinlich zufrieden damit.

Sie könnten jedoch ein Kalendertool der nächsten Generation wie Routine verwenden, das Ihre Effizienz durch seinen integrativen Ansatz verbessern kann.

Es ist zwar anfangs etwas mühsam, von Ihrem aktuellen Kalender (für Google Calendar nicht erforderlich) zu Routine zu wechseln, aber der Wechsel lohnt sich, weil er Ihnen mehr Vorteile bringt.

Schlussfolgerung

Das sind also einige der mentalen Modelle, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Was denken Sie über diese Modelle? Lassen Sie es uns auf Twitter wissen.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, sollten Sie sich den eigenen Produktivitäts-Podcast "The Productive Minute" von Routine auf iTunes, Google Podcasts und Spotify ansehen. Danke fürs Lesen.