Der Austausch wichtiger oder kritischer Nachrichten mit Ihren Kollegen ist etwas, das Sie am Arbeitsplatz tun müssen, und oft ist die E-Mail das bevorzugte Kommunikationsmittel für dieses Szenario.
Das Verfassen einer E-Mail, in der Sie Ihre Kollegen über wichtige Neuigkeiten informieren, ist eine nützliche Fähigkeit, die Ihrer Karriere sehr zugute kommen kann. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine solche E-Mail verfassen können, und zwar mit Hilfe einiger bewährter Verfahren, Tipps, die Sie sich merken sollten, und einem Muster, das Sie ohne weiteres verwenden können. Lassen Sie uns also beginnen.
Tipps zur Erinnerung
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Sie diese E-Mail an Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen senden, und dementsprechend einen höflichen Ton anschlagen.
Äußern Sie eine klare und prägnante Botschaft, die einen sehr natürlichen Fluss hat, ohne dass Sie zu viele Abzweigungen und Schwenks in Ihren Botschaften machen.
Verwenden Sie eine professionelle und standardmäßige E-Mail-Formatierung, damit der Schwerpunkt auf der Nachricht und nicht auf dem Stil der E-Mail liegt.
Vergessen Sie nicht, Korrektur zu lesen, um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt, die zu Verwirrung und Redundanz in der Kommunikation führen könnten.
Bewährte Praktiken
Entwerfen Sie eine klare Betreffzeile, die die Kernbotschaft der E-Mail vermittelt, so dass diejenigen, die für die Nachricht relevant sind, sie öffnen und entsprechend handeln, im Gegensatz zu einer generischen Betreffzeile.
Begrüßen Sie Ihre Empfänger höflich, damit die Nachricht nicht von Feindseligkeit geprägt ist. Höfliche E-Mails werden mit etwas mehr Einfühlungsvermögen und Mitgefühl gelesen als neutral formulierte E-Mails.
Fügen Sie der Nachricht so viel Kontext hinzu, wie nötig ist. Sie müssen bei der Weitergabe von Details ein Gleichgewicht wahren, das den Kontext hinzufügt, aber gleichzeitig den Empfänger nicht überfordert.
Es ist eine gute Praxis, Ihre E-Mail mit einer klaren CTA zu beenden, so dass der Prozess weitergeht. Eine Informations-E-Mail könnte zum Beispiel einen CTA enthalten, der auf eine Bestätigung abzielt.
Muster-E-Mail-Vorlage für den Austausch kritischer Nachrichten mit Kollegen
Betreff: Wichtige Aktualisierung in Bezug auf [Gegenstand]
Hallo {Name des Empfängers},
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe diese E-Mail, um Sie über eine Entwicklung in Bezug auf [Thema] zu informieren.
Die wichtigsten Aspekte dieser Entwicklung sind:
[Kurz zu Aspekt 1]
[Kurz zu Aspekt 2]
[Kurz zu Aspekt 3]
Ich habe auch eine umfassende Erklärung der [herausgebenden Stelle] zur weiteren Lektüre beigefügt. Wenn Sie Fragen zu der Bekanntmachung haben, können Sie sich gerne an mich oder [Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners] wenden.
Ich bin mir der Bedeutung dieser Aktualisierung bewusst, und als Organisation sind wir bereit, Ihnen bei [Angabe möglicher Funktionsänderungen] zu helfen und Sie zu unterstützen.
Bitte bestätigen Sie Ihr Verständnis und den Erhalt dieser E-Mail, indem Sie dieses Formular ausfüllen: [Link]
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
Schlussfolgerung
Das Verfassen einer professionellen E-Mail, um Kollegen wichtige Neuigkeiten mitzuteilen, ist in modernen Arbeitsumgebungen gang und gäbe. Mit Hilfe der Informationen, bewährten Verfahren und dem in diesem Artikel vorgestellten Beispiel können Sie besser funktionierende E-Mails schreiben.
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