Ein Projektkommunikationsplan ist ein Dokument, das beschreibt, wie und wann Informationen zwischen den Beteiligten, Teammitgliedern und anderen relevanten Parteien während eines Projekts ausgetauscht werden.
Der Plan trägt dazu bei, dass alle am Projekt Beteiligten informiert sind, sich abstimmen und auf derselben Seite stehen, was letztendlich Verwirrung und Fehlkommunikation reduziert und die Chancen auf einen Projekterfolg erhöht.
Beispiel für Komponenten eines Projektkommunikationsplans
Ein Projektkommunikationsplan kann je nach Umfang und Größe des Projekts so einfach oder komplex sein wie nötig. Ein Basisplan kann die folgenden Komponenten enthalten:
Kommunikationsziele und -vorgaben: Eine Beschreibung dessen, was Sie mit der Projektkommunikation erreichen wollen und wie der Erfolg aussieht.
Stakeholder-Analyse: Eine Liste aller am Projekt beteiligten Akteure, einschließlich ihrer Rollen, Zuständigkeiten und Erwartungen an die Kommunikation.
Kommunikationskanäle: Die Methoden, die für den Informationsaustausch genutzt werden, z. B. E-Mail, Teambesprechungen, Telefonkonferenzen und Projektmanagementsoftware.
Häufigkeit der Kommunikation: Ein Zeitplan für die Kommunikation, einschließlich regelmäßiger Check-Ins, Status-Updates und Projektbesprechungen.
Kernbotschaften: Eine Liste mit den wichtigsten Botschaften, die an die Beteiligten weitergegeben werden müssen, einschließlich Fortschrittsberichte, Risikomanagement und Entscheidungsfindung.
Zuständigkeiten: Eine klare Definition, wer für die Übermittlung von Informationen verantwortlich ist, einschließlich Projektmanager, Teamleiter und einzelne Mitarbeiter.
Überprüfung und Bewertung: Ein Verfahren zur Bewertung der Wirksamkeit des Kommunikationsplans und zur Vornahme notwendiger Anpassungen während des Projektverlaufs.
Statistiken zu Projektkommunikationsplänen
Die Forschung hat gezeigt, dass eine effektive Kommunikation für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend ist.
Eine Studie des Project Management Institute hat ergeben, dass mangelhafte Kommunikation die zweithäufigste Ursache für das Scheitern von Projekten ist und für fast 20 % der Projektmisserfolge verantwortlich ist.
Andererseits ist es wahrscheinlicher, dass Projekte mit soliden Kommunikationsplänen pünktlich, innerhalb des Budgets und zur Zufriedenheit der Beteiligten abgeschlossen werden.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Projektkommunikationsplan ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projekts ist und dazu beiträgt, dass alle Beteiligten informiert sind, sich abstimmen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Wenn sich die Projektmanager die Zeit nehmen, einen Plan zu erstellen und seine Wirksamkeit regelmäßig zu überprüfen, können sie ihre Erfolgschancen verbessern und das Risiko von Missverständnissen und Fehlschlägen minimieren.
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