Für ein erfolgreiches Projekt, unabhängig von der Größe der Organisation, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter auf derselben Seite stehen.
Und eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie auf dem gleichen Stand bleiben, ist das Versenden einer E-Mail zum Projektstatus an Ihren Manager oder Ihr Team, in der Sie über die erzielten Fortschritte, Erfolge, Erkenntnisse usw. berichten.
In diesem Beitrag werden wir einige Tipps, bewährte Verfahren und zwei Beispielvorlagen für E-Mails zur Aktualisierung des Arbeitsstatus vorstellen, die Sie verwenden können, um Ihr Team auf Kurs zu halten. Fangen wir also an.
Dinge zum Merken
Wenn Sie Ihre Aktualisierungs-E-Mails kurz und bündig halten, können Sie sicher sein, dass Ihr Team und Ihr Vorgesetzter das meiste davon lesen werden. Lange E-Mails um ihrer selbst willen sind fast nie gut.
Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie mit der Statusaktualisierung vermitteln wollen, und nehmen Sie nur diese Informationen auf.
Seien Sie konkret, vor allem in Bezug auf Herausforderungen, Erfolge und nächste Schritte. So ist sichergestellt, dass Ihr Team über die Geschehnisse informiert ist und für die Zukunft planen kann.
Halten Sie den Ton weitgehend positiv, denn das Ziel ist nicht nur, Ihr Team über das Projekt zu informieren, sondern es auch zu motivieren, besser zu werden und effektiver zu arbeiten.
Bewährte Praktiken für Status-Update-E-Mails
Beginnen Sie mit einer einfachen und prägnanten Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail, nämlich eine Statusaktualisierung, deutlich macht. Etwas so Einfaches wie "Status Update Sprint [Nummer]" ist gut genug.
Beginnen Sie den Text der E-Mail mit einem kurzen Überblick darüber, wie die Dinge gelaufen sind, um Ihren Lesern einen Überblick darüber zu geben, was funktioniert hat, was nicht und was geplant ist.
Fügen Sie einen Abschnitt in Ihre Statusaktualisierung ein, in dem Sie den Fortschritt von Ihren vergangenen Aktualisierungen bis zu Ihrer aktuellen Aktualisierung nachverfolgen und sie so motivieren, weiterzumachen und voranzukommen.
Bei den Status-Updates geht es nicht nur darum, was gut gelaufen ist, sondern auch um eine ehrliche Darstellung der Dinge, die nicht funktioniert haben, und darum, wie man es in Zukunft besser machen kann.
Verpflichten Sie sich, Informationen über die nächsten Schritte weiterzugeben, und schließen Sie mit einer klaren Aufforderung zum Handeln. Sie können auch um Feedback und Klarstellungen bitten, damit Sie sich verbessern können.
Muster für E-Mails zur Aktualisierung des Arbeitsstatus
Muster 1 (An Ihr Team und Ihren Manager)
Betreff: Status-Update Sprint [Nummer] Woche [Nummer]
Liebes Team,
Ich hoffe, es geht Ihnen allen gut. Einen Überblick über die vergangene Woche finden Sie in [Teilen Sie einen Absatz mit 2-3 Sätzen, der die Höhepunkte beschreibt].
Ausgehend von der Woche gibt es einige Schritte, die wir in den kommenden Tagen unternehmen müssen, wie [Zukünftige Schritte teilen].
Was gut funktioniert hat:
[Listen Sie Punkt 1 auf, der funktioniert hat]
[Listen Sie Punkt 2 auf, der funktioniert hat]
[Listen Sie auf, was funktioniert hat]
Herausforderungen:
[List Challenges 1]
[List Challenges 2]
[List Challenges 3]
Nächste Schritte:
[Nächster Schritt 1]
[Nächster Schritt 2]
[Nächster Schritt 3]
Und das ist alles für diese Woche. Wenn Sie Fragen oder Unklarheiten haben, können Sie sich gerne per E-Mail an mich wenden.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, das Update durchzugehen. Ich wünsche Ihnen ein tolles Wochenende!
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Muster 2 (An Ihren Manager)
Sehr geehrte(r) [Name der Führungskraft],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Diese Woche war [Erzählen Sie in 2-3 Sätzen, was die Höhepunkte waren].
Hier finden Sie genauere Informationen über die Woche.
Was gut funktioniert hat:
[Listen Sie Punkt 1 auf, der funktioniert hat]
[Listen Sie Punkt 2 auf, der funktioniert hat]
[Listen Sie auf, was funktioniert hat]
Herausforderungen:
[List Challenges 1]
[List Challenges 2]
[List Challenges 3]
Nächste Schritte:
[Nächster Schritt 1]
[Nächster Schritt 2]
[Nächster Schritt 3]
Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten haben, können Sie mir gerne antworten.
Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Schlussfolgerung
Das Verfassen einer klaren und effektiven E-Mail zum Projektstatus kann sich wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen. Wenn Sie jedoch die in diesem Beitrag vorgestellten Best Practices verstehen und die Muster-E-Mail-Vorlagen nutzen, wird die Erstellung einer hervorragenden Projektstatus-E-Mail viel einfacher und effizienter.
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