Besprechungen sind ein fester Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes, und wenn Sie schon eine Weile dabei sind, wissen Sie, dass das Nichterscheinen zu einer Besprechung häufiger vorkommt, als Ihnen lieb ist.
Fast jeder von uns hat schon einmal erlebt, dass jemand nicht erschienen ist, aber wie man damit umgeht, ist nicht alltäglich.
Sehen wir uns also an, wie man mit einem Nichterscheinen umgehen kann, ohne einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Bewährte Verfahren für ein besseres Erlebnis
Bevor wir uns mit Vorlagen und spezifischen Nachrichten befassen, ist es wichtig, sich mit allgemeinen Best Practices zu befassen, um sicherzustellen, dass Ihre Nachfassaktion und die Zeit danach reibungslos verlaufen. Hier sind sie also:
Machen Sie dem Interessenten keine Schuldgefühle oder schikanieren Sie ihn
Denken Sie daran, dass das Ziel der E-Mail nicht darin besteht, dem Interessenten ein schlechtes Gewissen einzureden, weil er das Treffen verpasst hat. Vermeiden Sie also Formulierungen wie "Ich habe sehnsüchtig gewartet", "Das habe ich nicht von Ihnen erwartet" usw.
Geben Sie zusätzlichen Kontext und seien Sie ehrlich
Wenn jemand eine Besprechung versäumt, kann das verschiedene Gründe haben, darunter auch, dass der Kontext der Besprechung nicht gut vermittelt wurde. Nutzen Sie also die Gelegenheit, den Kontext zu ergänzen, den der Teilnehmer vielleicht verpasst hat.
Wählen Sie ein geeignetes Fenster
Eine verfrühte "Follow-up"-E-Mail kann Ihre Beziehung zu Ihrem potenziellen Kunden beeinträchtigen. In der Regel kann ein Nichterscheinen bis zehn Minuten nach Beginn des Treffens sicher als Nichterscheinen betrachtet werden. Daher ist es ideal, die E-Mail nach diesem Zeitfenster zu versenden.
Bleiben Sie höflich, und nörgeln Sie nicht
Es ist zwar verständlich, dass Sie über das Nichterscheinen verärgert sind, aber Sie müssen Ihre Sprache und Ihren Tonfall im Zaum halten. Ein höflicher und diplomatischer Ton ist der ideale Weg, um die E-Mail zu schreiben. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie einen Punkt nur einmal ansprechen und ihn nicht wiederholt im Text der E-Mail erwähnen.
Dinge, die in der Post enthalten sein sollten
Hier sind einige Dinge, die Sie in die E-Mail aufnehmen sollten, je nachdem, was zutreffend ist.
Logistik umplanen: Datum, Uhrzeit, Hilfsmittel (falls zutreffend).
Dokumentation: Verwandte Dokumente, Links und Anlagen.
Zeitfenster zum Rückzug: Möglichkeiten, die Einladung zu verschieben oder zu verwerfen.
E-Mail-Vorlagen für den Umstand
Auf der Grundlage der oben genannten Informationen finden Sie hier einige Vorlagen, die Sie für Ihre nächste Follow-up-E-Mail bei Nichterscheinen verwenden können.
Vorlage A: Schnelle, kontextarme Follow-up-E-Mail.
Hallo [NAME DES EMPFÄNGERS],
Es scheint, als hätten wir uns bei der heutigen Sitzung verpasst.
Wenn Sie verfügbar sind, lassen Sie es uns noch einmal versuchen [ZEITRAUM]. Ich möchte [THEMA] vorantreiben, und ein kurzer Anruf würde viel bewirken.
Hier ist ein Link [CALENDLY LINK], über den Sie einen Anruf mit mir vereinbaren können.
Wenn Sie eine Alternative haben, die Sie erforschen möchten, lassen Sie es mich bitte wissen.
Das Beste,
[IHR NAME]
Vorlage B: Nachbereitung mit gemeinsamer Nutzung von Dokumenten und Möglichkeit, das Treffen zu verwerfen.
Hallo [NAME DES EMPFÄNGERS],
Es sieht so aus, als hätten wir uns heute verpasst, und ich wollte [THEMA] mit Ihnen durchgehen.
Ich habe einige Dokumente beigefügt, die unserem Treffen mehr Kontext verleihen können.
Lassen Sie uns ein weiteres Gespräch für [ZEITRAUM] vereinbaren. Lassen Sie mich wissen, welche Zeit für Sie am besten geeignet ist; alternativ können Sie auch meinen Calendly-Link nutzen, um eine geeignete Zeit zu wählen.
Zu Ihrer Information: Wir können dieses Treffen verschieben, wenn Sie meinen, dass eine E-Mail mit Erläuterungen zu {TOPIC] ausreicht.
Danke,
[IHR NAME]
Vorlage C: Schnelles Follow-up mit der Möglichkeit für den Empfänger, einen Rückzieher zu machen.
Hallo [NAME DES EMPFÄNGERS],
Entschuldigung, wir haben uns bei unserem geplanten Treffen verpasst.
Wenn Sie verfügbar sind, lassen Sie es uns noch einmal versuchen [ZEITRAUM]. Ich würde immer noch gerne besprechen, wie [THEMEN] [NUTZEN] kann.
Um das Treffen zu planen, können Sie hier auf meinen Kalender zugreifen [CALENDLY LINK].
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn es eine Änderung gibt.
Das Beste,
[IHR NAME]
Schlussfolgerung
Und damit beenden wir diesen Beitrag über das Versenden von E-Mails an jemanden, der eine Besprechung versäumt hat. Wir hoffen, dass Ihnen die Praktiken und Vorlagen beim nächsten Mal nützlich sein werden, wenn Sie sie brauchen.
Haben Sie irgendwelche Vorschläge für uns? Haben wir bewährte Verfahren übersehen? Lassen Sie es uns auf Twitter und LinkedIn wissen. Vielen Dank fürs Lesen.
