In der heutigen vernetzten Arbeitswelt ist die Kommunikation mit Ihren Kunden von entscheidender Bedeutung, und Änderungen sind keine Seltenheit. Ein solches Ereignis wie eine Änderung des Kontaktpunkts (POC) muss Ihrem Kunden professionell und rechtzeitig mitgeteilt werden.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps für das Verfassen einer E-Mail, mit der Sie Ihre Kunden über eine neue Kontaktstelle informieren, sowie einige bewährte Verfahren und stellen Ihnen eine Beispiel-E-Mail zur Verfügung, die Sie einfach kopieren und nach Ihren Bedürfnissen abändern können. Lassen Sie uns also loslegen.
Was Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Kunden über eine neue Kontaktstelle informieren
Kommunizieren Sie rechtzeitig, damit der Kunde genügend Zeit hat, sich auf die Änderungen einzustellen und entsprechend zu planen. Außerdem kann ein Briefing in letzter Minute sehr unprofessionell und übereilt wirken.
Seien Sie sich darüber im Klaren, was passiert, warum die Veränderung stattfindet, wie die Kommunikation in Zukunft ablaufen wird und bleiben Sie in der gesamten E-Mail professionell.
Gestalten Sie Ihre E-Mail persönlich und sorgen Sie dafür, dass der Kunde versteht, dass es sich nicht um eine oberflächliche Ankündigung handelt. Sagen Sie Ihrem Kunden, wie viel sein Geschäft Ihnen bedeutet und wie sehr sich Ihr Unternehmen darüber freut, ihm zu dienen.
Geben Sie umfassende Kontaktinformationen des neuen Betriebsleiters an, damit der Kunde mehrere Möglichkeiten hat, ihn zu kontaktieren, falls einer von ihnen nicht erreichbar ist. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen mitgeteilten Daten korrekt sind.
Vergessen Sie nicht, die Beiträge früherer POCs zur Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden zu würdigen, denn dies hilft dem Kunden, sich an die positive Beziehung zu Ihrem Unternehmen zu erinnern.
Bewährte Praktiken bei der Information von Kunden über eine neue Kontaktstelle
Wählen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile und stellen Sie sicher, dass Sie das Wort "Wichtig" verwenden, um die Aufmerksamkeit des Kunden zu erregen. Der Kunde muss so schnell wie möglich über die Änderung des Arbeitsortes informiert werden, und die Kennzeichnung als "wichtig" stellt dies sicher.
Stellen Sie dem Kunden den neuen Ansprechpartner klar und deutlich vor und fügen Sie dessen bisherige Arbeit, seine Fähigkeiten und seine Erfahrung im Umgang mit Kunden hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kunde den neuen Ansprechpartner kennenlernt und sich sicher ist, dass er in guten Händen ist.
Geben Sie klare Zusicherungen, dass sich der Wechsel des POC nicht negativ auf die Partnerschaft auswirken wird, heben Sie die Fähigkeiten des neuen POC hervor und machen Sie deutlich, dass Sie die Partnerschaft schätzen und daher eine sehr fähige Person mit der Verwaltung dieser Beziehung beauftragt haben.
Erklären Sie ausdrücklich, dass diese Änderung keine Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehungen und den Betrieb zwischen dem Unternehmen und dem Kunden haben wird. Die Show wird weitergehen, und wenn es Fragen oder Befürchtungen gibt, kann sich der Kunde mit Ihnen in Verbindung setzen, um diese zu klären.
Muster-E-Mail zur Information von Kunden über eine neue Kontaktstelle
Betreff: [Wichtig] POC geändert von [Bisheriger POC] auf [Neuer POC]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe diese E-Mail, um Ihnen mitzuteilen, dass es eine Änderung des POC für Ihr [Konto/Firmenname] gegeben hat.
[Geben Sie gegebenenfalls den Grund für die Änderung an]
[Alter POC-Name] wird nun mit Wirkung vom [Startdatum] durch [Neuer POC-Name] als primäre Kontaktperson ersetzt.
[Name des neuen POC] bringt [Erläuterung der Qualifikationen und Erfahrungen des neuen POC] mit und Sie können sicher sein, dass Sie das gleiche Serviceniveau erhalten, das Sie im Allgemeinen von unserer Partnerschaft erwarten.
Hier finden Sie die Kontaktdaten des neuen POC:
E-Mail: [Neue POC-E-Mail]
Telefonnummer: [Neue POC-Telefonnummer]
Wenn Sie jetzt oder in Zukunft Fragen oder Unklarheiten haben, wenden Sie sich bitte an den Leiter des Kontoserviceteams unter [E-Mail des Kontoserviceteamleiters] oder rufen Sie ihn unter [Telefonnummer des Kontoserviceteamleiters] an, damit wir uns schnell mit Ihnen in Verbindung setzen können oder um Eskalationen zu besprechen.
Wir wissen, dass Ihre Zusammenarbeit mit [Name des alten POC] bei [Liste der von beiden bearbeiteten Projekte und Aufgaben] eine großartige Erfahrung war, und wir sind Ihnen dafür dankbar.
[Name des neuen Betriebsleiters] ist bestrebt, Ihnen mehr solcher Erfahrungen zu bieten und eine einwandfreie Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten.
Wir danken Ihnen für Ihre anhaltende Treue und Partnerschaft mit [Ihrem Unternehmen] und freuen uns, Ihnen zu Diensten sein zu können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Benennung]
[Ihre Kontaktinformationen]
Schlussfolgerung
Die Mitteilung eines Wechsels des Betriebsleiters an Ihren Kunden kann sich entmutigend anfühlen, und Sie haben vielleicht überlegt, es aufzuschieben. Aber jetzt, da Sie wissen, wie Sie diese Art von E-Mail schreiben müssen, sollten Sie es tun, indem Sie die E-Mail personalisieren, die neuen POC-Details klar angeben, dem Kunden die Fortführung der Betriebsstandards versichern usw.
Wenn Sie befürchten, kritische Aspekte der E-Mail zu vernachlässigen, können Sie die obige Beispiel-E-Mail verwenden, die den Kunden über die Änderung des POC informiert.
Danke fürs Lesen. Wenn Sie einen Rat suchen, wie Sie eine Anfrage für Heimarbeit per E-Mail schreiben? Verpassen Sie nicht unseren neuesten Blog-Beitrag!
