Es ist allgemein anerkannt, dass die Erstellung eines Plans oder eines Zeitplans Ihre Produktivität steigert und Ihnen hilft, mit wenig bis gar keinem Stress durch den Tag zu kommen. Die meisten von uns tun sich jedoch schwer damit, einen Zeitplan zu erstellen, und sind oft der Meinung, dass dies ein viel komplexerer Prozess ist, als es tatsächlich der Fall ist.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns daher ansehen, wie Sie einen Zeitplan erstellen und einige Gründe nennen, warum Sie sich an einen Zeitplan halten sollten, der für Sie funktioniert.

Wie man einen Zeitplan erstellt

Schreiben Sie alles auf

Dinge auf Papier oder mit einer App wie dem universellen Posteingang von Routine festzuhalten, macht Ihr Leben viel einfacher. Setzen Sie sich also hin und legen Sie Ihre Aufgaben und Ideen an einem vertrauten Ort ab.

Unser Gehirn ist nicht dafür gedacht, Ideen oder Aufgaben zu speichern, daher kann der Aufbau dieses Tresors dazu beitragen, den Kopf für andere kreative/kognitiv intensive Aktivitäten freizumachen.

Beurteilen Sie Ihre verfügbare Zeit

Sie müssen Ihr Zeitinventar kennen, um die zu erledigenden Aufgaben zu planen. Wenn Sie also keinen Kalender verwenden, um Ihre nicht verhandelbaren Termine oder Verpflichtungen für den Tag zu planen, sollten Sie dort anfangen.

Sobald Sie Ihre Verpflichtungen, die nicht verhandelbar sind, in Ihren Kalender eingetragen haben, können Sie die verfügbare Zeit für eine strategische Zeitplanung beurteilen.

Festlegung von Prioritäten für verschiedene Zeiträume

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Prioritäten über verschiedene Zeiträume hinweg ermitteln und überprüfen. Etwas, das in ein paar Wochen hohe Priorität hat, ist vielleicht in den nächsten Tagen nicht mehr so wichtig.

Machen Sie sich also klar, was Sie als Erstes erledigen müssen, und verfolgen Sie es (und planen Sie es ein), damit Ihre wöchentlichen/monatlichen Prioritäten mit Ihren täglichen Prioritäten übereinstimmen.

Setzen Sie sich ein klares Ziel und wissen Sie, wann etwas "erledigt" ist.

Um die Zeit für eine Aufgabe effektiv einzuplanen, muss man wissen, wie viel Zeit angemessen ist, und dazu muss man wissen, wie das Ziel für diese Aufgabe aussieht.

Beginnen Sie mit klaren Vorstellungen darüber, was innerhalb eines Zeitblocks erledigt werden muss, damit Sie dieses Ziel erreichen können. Zum Beispiel sollte das Ziel für eine Aufgabe wie "Schreibe einen Blogbeitrag über XYZ" lauten: "Beende einen Blogbeitrag mit 800 bis 100 Wörtern und 5 bis 6 Unterabschnitten", statt "Beende den Blogbeitrag".

Je spezifischer das Ziel, desto effektiver der Zeitplan.

Stapeln Sie ähnliche/verbundene Aufgaben zusammen

Versuchen Sie bei der Erstellung eines Zeitplans, in Stapeln zu arbeiten, anstatt kleine Aufgaben auf Ihrem Kalender zu verteilen. Wenn z. B. fünf ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben jeweils 10 Minuten in Anspruch nehmen, sollten Sie sie als zwei Stapel von jeweils 20 und 30 Minuten planen, anstatt fünf Zeitfenster von jeweils 10 Minuten einzuplanen.

Durch die Bündelung von Aufgaben können Sie das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten verringern und Ihre Produktivität steigern. Sie können auch versuchen, die Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren.

Forcing-Funktionen einstellen

Zwangsfunktionen sind Elemente in Ihrem Tagesplan, die Sie dazu zwingen, sich an Ihren Zeitplan zu halten. Ich führe zum Beispiel oft eine Checkliste für die Mittagszeit, die ich abarbeiten möchte, damit mein Tag ein Erfolg wird, auch wenn ich in der zweiten Tageshälfte nicht so erfolgreich bin.

Ein weiteres Beispiel ist die Planung von Aufgaben, die zeitlich direkt hintereinander liegen. Dadurch werden Sie gezwungen, die anstehende Aufgabe rechtzeitig zu erledigen, anstatt dem "Shiny Object"-Syndrom zu verfallen.

Blockieren Sie die Zeit mit strategischen Pausen

Wenn Ihr Zeitplan vollgepackt ist und Ihnen keine Zeit zum Durchatmen und Unproduktivsein bleibt, wird er wahrscheinlich scheitern.

Wir sind so eingestellt, dass wir nach intensiver Arbeit Pausen erwarten, und diese Pausen steigern unsere Leistung, wenn sie strategisch genutzt werden. Wenn Sie also einen Zeitplan erstellen und Zeit einplanen, fügen Sie Puffer und Pausen in Ihren Zeitplan ein, damit Sie sich nicht überfordern.

Vorteile eines Zeitplans

Es hat mehrere Vorteile, einen Plan zu erstellen und ihn in Ihrem Kalender einzutragen. Hier sind einige von ihnen:

  • Es verringert die Angst, die aufkommt, wenn man nicht weiß, was man tun soll.

  • Es steigert die Produktivität, indem es das Blockieren von Zeit unterstützt, so dass Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

  • Sie trägt dazu bei, Gewohnheiten zu etablieren, die auf lange Sicht von Vorteil sind.

  • Es reduziert die Prokrastination

  • Es trägt zu einer gesunden Work-Life-Balance bei

Das war es also mit der Erstellung eines Zeitplans. Das Erstellen und Verwalten eines Zeitplans ist mit Routine super einfach, und du solltest es ausprobieren.

Was denken Sie darüber? Lassen Sie es uns auf Twitter @RoutineHQ wissen.

Vielen Dank für die Lektüre.