Meetings sind ein unvermeidlicher Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Während der Pandemie wurde der Ausdruck "Zoom-Meetings" zum Synonym für unsere tägliche Interaktion am Arbeitsplatz.
Besprechungen sind zwar wichtig, aber nur wenige von uns bereiten sie so vor, dass wir das Beste aus ihnen herausholen. Nehmen wir uns also ein paar Minuten Zeit, um einige der besten Praktiken durchzugehen, die Ihnen helfen können, sich gut auf Sitzungen vorzubereiten.
Vorbereitung auf eine Sitzung
Zwecke und Ziele festlegen
Machen Sie sich zunächst klar, worum es bei dem Treffen geht, und wenn Sie zum Organisationsteam gehören, stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck, das Ziel und die Regeln des Treffens schriftlich festhalten.
Wenn Sie dies explizit machen, können Sie diese Punkte klären und Sie dazu bringen, Punkte zu überdenken, die nicht stichhaltig erscheinen.
Tagesordnung erstellen und freigeben
Sobald Sie Ihre Ziele und Zwecke festgelegt haben, ist es ein Leichtes, die Tagesordnung für den Ablauf des Treffens zu bestimmen.
Die Tagesordnung sollte enthalten, was während des Treffens geschehen soll und wie sich die Teilnehmer verhalten und beitragen sollen.
Sammeln von Fragen und Ideen von Interessengruppen
Auch wenn nicht jeder an einer Sitzung teilnehmen kann, heißt das nicht, dass seine Stimme nicht vertreten sein sollte.
Wenn Sie also im Namen eines Teams oder eines Kontingents an einer Sitzung teilnehmen, müssen Sie Ideen und Fragen sammeln, um sie in der Sitzung nach eigenem Ermessen zur Sprache zu bringen.
Kennen Sie die Art des Treffens, an dem Sie teilnehmen
Wenn die Tagesordnung und die Ziele festgelegt sind, ist es wichtig zu wissen, an welcher Art von Sitzung Sie teilnehmen.
Nehmen Sie an einem Pitch teil? Eine Bewertung? Brainstorming-Sitzung? Etc.
Wenn Sie wissen, um welche Art von Besprechung es sich handelt, können Sie Ihre Rolle in der Besprechung besser bestimmen und wissen, wie eine erfolgreiche Besprechung aussehen sollte.
Identifizierung potenzieller Hindernisse
Während Sie sich mit der Art des Treffens und Ihren Zielen befassen, sollten Sie auch die möglichen Hindernisse berücksichtigen, die sich Ihnen in den Weg stellen können.
Bei der Teilnahme an einem Pitch-Meeting könnte beispielsweise die Rechtfertigung des ROI das Haupthindernis sein.
Wenn Sie an einer Brainstorming-Sitzung teilnehmen, könnte das Hindernis darin bestehen, vom Weg abzukommen. Diese Hindernisse zu verstehen, wird Ihnen helfen, Lösungen für sie zu finden.
Planen Sie Zeitfenster der Interaktion
Es ist wichtig, dass eine Sitzung interaktiv bleibt, und manchmal sollte die Möglichkeit zur Interaktion in die Sitzungsstruktur eingebaut werden.
Wenn Sie z. B. Folien präsentieren, fügen Sie ein Fenster für Fragen oder Interaktionen zwischen Unterthemen hinzu.
Dies wird dazu beitragen, Befürchtungen und Zweifel der Teilnehmer umgehend zu klären und auszuräumen.
Den Teilnehmern Rollen zuweisen
An Sitzungen nehmen Menschen teil, und immer wenn Menschen beteiligt sind, muss es eine regulierende Kraft geben, die sicherstellt, dass die Ziele erreicht werden.
Die regulierende Kraft können oft die Teilnehmer selbst sein, die verschiedene Rollen einnehmen, die Sie ihnen zuweisen können.
Sie können z. B. jemanden bitten, die Zeit zu messen, Notizen zu schreiben, die Sitzung zu moderieren usw.
Die Eröffnung vorbereiten 2 Minuten
Die Eröffnung von Sitzungen ist wahrscheinlich die wichtigste, da Sie hier die Tagesordnung und den Ton für die gesamte Sitzung festlegen.
Bereiten Sie also die ersten 2 Minuten mit Zielen wie der Nennung der Tagesordnung der Sitzung, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten an die Teilnehmer, der Erläuterung des Umfangs der Sitzung usw. vor.
Wünschenswerte Ergebnisse festlegen
Es ist nicht einfach, eine effektive Besprechung zu strukturieren und durchzuführen, wenn man nicht weiß, welche Ergebnisse man erreichen will.
Vergewissern Sie sich also, dass Sie und die anderen Teilnehmer wissen, was sie von diesem Treffen haben wollen.
Legen Sie Maßstäbe und Erwartungen fest und teilen Sie diese den Teilnehmern so früh wie möglich mit.
Kommunikation des Nachfolgeplans
Wenn Sie kurz vor dem Ende der Besprechung stehen, teilen Sie den Teilnehmern die nächsten möglichen Aktionsschritte zu dem mit, was in der Besprechung besprochen wurde. Sie können die Fließmethode oder die Gliederungsmethode verwenden, um ein Protokoll der Besprechung anzufertigen, das Sie mit den Teilnehmern teilen können.
Ein Follow-up gibt den Menschen das Gefühl, einen sinnvollen Beitrag geleistet zu haben, und motiviert sie, auch in Zukunft ihren Beitrag zu leisten.
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu lernen , wie man jemandem, der eine Sitzung verpasst hat, eine E-Mail mit dem Sitzungsprotokoll schickt, damit auch er auf dem Laufenden bleibt.
Schlussfolgerung
Alles in allem können Besprechungen ein nützliches Instrument für die Kommunikation am Arbeitsplatz sein. Die oben genannten Schritte/Best Practices könnten einen klaren Rahmen für die Vorbereitung einer Besprechung bieten.
Es kann sein, dass einige der bewährten Verfahren auf bestimmte Sitzungen nicht zutreffen, und das ist auch in Ordnung. Ziel ist es, zu wissen, was zu tun ist, wenn Sie in eine Situation geraten, die eine Best-Practice-Lösung erfordert.
Haben wir etwas verpasst? Lassen Sie es uns auf Twitter unter @RoutineHQ wissen. Vielen Dank fürs Lesen.
