In den letzten Jahren sind virtuelle Meetings zur Norm am Arbeitsplatz geworden. Der durchschnittliche Wissensarbeiter hat wahrscheinlich an mehr virtuellen Meetings pro Monat teilgenommen als an zwei Meetings vor 2020.

Virtuelle Sitzungen gibt es schon seit einiger Zeit. Aber die derzeitige Häufigkeit macht ihre Verbesserung zu einer Priorität sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer.

Schauen wir uns also an, wie Sie als Organisator virtuelle Meetings verbessern können, und am Ende dieses Beitrags werden wir auch einige Tipps für die Teilnehmer untersuchen. Fangen wir an.

Entwerfen und verteilen Sie die Tagesordnung im Voraus

Dieser Tipp gilt für Offline-Besprechungen ebenso wie für Online-Besprechungen. Die gemeinsame Nutzung der Tagesordnung vor der Besprechung ist in vielerlei Hinsicht hilfreich, unter anderem für eine bessere Vorbereitung und eine bessere Nutzung der Zeit während der Besprechung.

Die Tagesordnung sollte die Richtung der Sitzung und klare Ziele enthalten, die am Ende erreicht werden müssen. Eine vage Tagesordnung ist ein Rezept für Zeitverschwendung, die anderweitig produktiv genutzt werden könnte.

Setzen Sie harte Stopps, die nicht flexibel sind

Während Flexibilität in den meisten Unternehmen das Mantra zu sein scheint, sollten Sie sie nicht fördern, wenn es um die Pünktlichkeit bei virtuellen Sitzungen geht.

Wenn eine Besprechung um 10 Uhr morgens beginnen soll, muss sie auch um 10 Uhr beginnen und nicht um 10:05 oder 10:07. Der Spielraum zu Beginn virtueller Meetings führt oft zu Zeitverlusten, nicht nur für den Organisator, sondern auch für alle Teilnehmer, die pünktlich erschienen sind.

Sicherstellen, dass die grundlegende Etikette eingehalten wird

Ein Grundmaß an Etikette würde die Sitzungen für alle Beteiligten verbessern, und es liegt in Ihrer Verantwortung als Organisator, diese Erwartungen an Ihre Teilnehmer weiterzugeben.

So einfache Dinge wie nicht über andere zu sprechen, die Stummschaltung, wenn man nicht spricht, die gemeinsame Nutzung des Bildschirms mit Erlaubnis der Gruppe, das Sitzen an einem einigermaßen ruhigen Ort usw. sind bewährte Praktiken, die in der Besprechungskultur Ihres Unternehmens verankert werden müssen.

Machen Sie sie kurz und geben Sie Zeit zurück

Die meisten Sitzungen, die Menschen abhalten, brauchen nicht die Zeit, die sie dafür vorgesehen haben. Es liegt in der Natur des Menschen, Puffer einzubauen, um sicher zu sein, aber das ist nicht immer gesund.

Sie können diese Strategie also bei den nächsten Treffen ausprobieren:

  • Versuchen Sie, die Besprechungszeit um die Hälfte zu verkürzen, und vergleichen Sie die Wirksamkeit dieser Besprechung mit den früheren.

  • Wenn die Ziele der Besprechung vorzeitig erreicht werden, geben Sie die verbleibende Zeit an die Teilnehmer zurück.

  • Versuchen Sie, in Ihrem Kalender Alternativen zu Besprechungen zu finden, und prüfen Sie, ob diese unerlässlich sind. Setzen Sie nur Termine an, wenn sie unvermeidbar sind.

Längere Sitzungen aufteilen und Pausen einplanen

Wenn eine Besprechung länger als 45 Minuten dauert, kann eine kleine strategische Pause von 5 Minuten wahre Wunder bewirken.

Aber natürlich müssen Sie dabei strategisch vorgehen. Unterbrechen Sie einen guten Redefluss nicht für eine Zwangspause. Schätzen Sie stattdessen die Situation ein und machen Sie eine Pause, wenn Sie sehen, dass ein Unterthema/Diskussion abgeschlossen ist.

Lange Sitzungen können anstrengend sein, und ab einem bestimmten Punkt werden die Teilnehmer wahrscheinlich abschalten, und die Effektivität der Sitzung sinkt wie ein Stein.

Alle zur Teilnahme ermutigen

Wenn jemand als kritisch genug eingestuft wird, um zu einer Sitzung eingeladen zu werden, müssen Sie als Organisator dafür sorgen, dass diese Person die Möglichkeit erhält, einen Beitrag zu leisten.

Nicht jeder kann sich in einer Sitzung lautstark äußern, und einige möchten nicht aus ihrer Komfortzone heraustreten, um einen Beitrag zur Sitzung zu leisten, daher müssen Maßnahmen getroffen werden, die es auch ihnen ermöglichen, einen Beitrag zu leisten.

Sie können die Teilnahme u. a. dadurch sicherstellen, dass Sie die Teilnehmer routinemäßig einbestellen, allen Zeit geben, ihre Gedanken zu äußern, den Raum für die Sitzung sicher gestalten usw.

In diesem Fall ist ein Moderator hilfreich, da er/sie bei Bedarf eingreifen oder ermutigen kann.

Machen Sie sich Notizen und überprüfen Sie diese in regelmäßigen Abständen.

Es ist schwer, sich an alle wichtigen Punkte zu erinnern, die in einer Besprechung erwähnt oder besprochen wurden; hier kommen Besprechungsnotizen und Aufgaben ins Spiel.

Besprechungsnotizen tragen dazu bei, den Kontext der aktuellen Besprechung zu verdeutlichen und bilden die Grundlage für künftige Besprechungen. Das Gleiche gilt für Aufgaben, mit dem Unterschied, dass Aufgaben dazu beitragen, Besprechungspunkte umsetzbar zu machen.

Und wenn Sie ein Tool wie Routine verwenden, können Sie direkt in der Besprechung/Veranstaltung Notizen machen und Aufgaben erstellen. Routine macht es auch einfach, unvollständige Aufgaben aus vergangenen Meetings auf der rechten Seite anzuzeigen.

Das waren also einige der Tipps für einen effektiven Organisator virtueller Meetings. Was denken Sie über diese Tipps? Lassen Sie es uns auf Twitter @RoutineHQ wissen.

Wenn Sie Vorschläge für Themen haben, die wir im Routine-Blog behandeln können, schicken Sie uns bitte einen Tweet. Vielen Dank fürs Lesen.