Lange Zeit galt Multi-Tasking in der Unternehmenswelt als produktive Praxis. Oft wurde die Person, die scheinbar mehrere Dinge gleichzeitig erledigen konnte, als enormer Gewinn für das Team angesehen.
Es hat zwar seine Vorteile, wenn jemand ein Universalgenie ist (der mehrere Dinge tun kann), aber es ist nicht produktiv, ein Multitasking-Talent zu sein.
Man könnte sogar argumentieren, dass Multitasking ein Oxymoron ist und es fast unmöglich ist, zwei kognitiv anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Wenn Sie also sagen, dass Sie Multitasking betreiben, wechseln Sie ständig zwischen zwei Aufgaben hin und her, was einen Preis hat.
Was bedeutet Kontextwechsel?
Kontextwechsel kann als Wechsel zwischen Aufgaben oder Werkzeugen beschrieben werden, bei dem sich das Gehirn ständig neu konzentrieren muss. Kontextwechsel kann auch als Veränderung unserer "mentalen Steuerungseinstellungen" und der Kosten beschrieben werden, die wir zahlen, wenn wir uns einer neuen Aufgabe zuwenden.
Untersuchungen haben ergeben, dass der Kontextwechsel Ihre Produktivität um 40 % verringern kann. Ähnliche Untersuchungen gehen jedoch davon aus, dass diese Zahl konservativ bei etwa 20 % liegt.
Unabhängig davon, für welche dieser Zahlen Sie sich entscheiden, ist klar, dass das Umschalten zwischen den Kontexten Sie unproduktiv macht.
In diesem Beitrag werden wir uns einige Möglichkeiten ansehen, wie Sie den Kontextwechsel beenden und produktiver werden können.
Wie kann man den Kontextwechsel stoppen?
Es gibt viele Möglichkeiten, den Kontextwechsel einzudämmen oder sogar zu stoppen, und es ist besonders einfach, einige dieser Tipps mit Routine umzusetzen. Hier sind sie:
Zeitblockierung
Der Prozess des Zeitblockierens ist einfach. Wenn Sie eine Aufgabe vor sich haben, planen Sie dafür Zeit in Ihrem Kalender ein, in der Sie nur an dieser Aufgabe arbeiten. Sie können dies für eine einzelne Aufgabe oder eine Gruppe/einen Stapel ähnlicher oder zusammenhängender Aufgaben tun. Das Blockieren von Zeit in Routine ist so einfach wie das Ziehen und Ablegen einer Aufgabe in Ihrem Kalender.
Thematische Tage
Wenn Sie beschließen, an bestimmten Wochentagen nur an einer bestimmten Art von Aufgaben zu arbeiten, kann dies Ihre Produktivität steigern. Man könnte dies auch als die erweiterte Version der Zeitblockierung betrachten, nur dass Sie einen ganzen Tag in Ihrem Kalender für eine bestimmte Art von Arbeit blockieren.
Single-Tasking
Dabei handelt es sich um die Praxis, jeweils nur an einer Aufgabe zu arbeiten. Die Methode ist zwar nicht so ausgeklügelt und strukturiert wie die Zeitsperre, doch kann die Beschäftigung mit nur einer Aufgabe dazu beitragen, eine Kultur der hohen Produktivität zu fördern, die nicht durch übermäßige Ablenkungen oder das ständige Bedürfnis, immer mehr zu tun, beeinträchtigt wird.
Den Frosch essen
Die von Brian Tracy in Anlehnung an ein Zitat von Mark Twain entwickelte "eat the frog"-Methode fordert Sie auf, die schwierigste, aber wichtigste Aufgabe auf Ihrem Teller zu wählen und sie als erstes am Morgen zu erledigen. Wenn Sie sich eine schwierige Aufgabe aussuchen und sie zu Ende bringen, werden Sie motiviert sein, den Rest des Tages mit der gleichen Einstellung zu arbeiten und sich nicht durch andere Aufgaben ablenken zu lassen, während Sie an der aktuellen Aufgabe arbeiten.
Rituale
Eine der besten Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität ist die Einführung von Ritualen, die einen ständigen Kontextwechsel vermeiden helfen. Wenn Sie z. B. vor einer neuen Aufgabe einen kurzen 5-Minuten-Spaziergang machen, wird das dafür sorgen, dass Sie nicht so oft zwischen den Aufgaben wechseln.
Strategische Pausen
Wie wir in Rituale erforscht haben, hilft es Ihnen, strategisch Pausen einzulegen, um zu vermeiden, dass Sie ausbrennen und/oder von Ihrer aktuellen Aufgabe so gesättigt werden, dass Sie zu einer anderen wechseln wollen. Eine Methode wie die Pomodoro-Technik könnte sich als nützlich erweisen, wenn Sie an einer einzelnen Aufgabe/einem Stapel ähnlicher Aufgaben für einen bestimmten Zeitblock von 25 Minuten arbeiten, gefolgt von einer 5-minütigen Pause.
Pareto-Prinzip
Wenn Sie die Aufgaben auswählen, die Ihnen den größten Nutzen bringen, können Sie sich klar machen, woran Sie arbeiten müssen und warum Sie bei der Bearbeitung dieser Aufgaben nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen sollten. Einige wenige wichtige Aufgaben, die gut und ohne Fehler erledigt werden, sind viel besser als viele, die in Eile erledigt werden. Wählen Sie also die richtigen Aufgaben aus und schenken Sie ihnen Ihre volle, ungeteilte Aufmerksamkeit.
Super-Werkzeuge
Eine der besten Möglichkeiten, die durch die von Ihnen verwendeten Tools bedingten Kontextwechsel zu bewältigen, ist die Verwendung eines Super-Tools. Ein Super-Tool wie Routine erfüllt mehr als nur eine einzige Funktion, und es gibt weniger Gelegenheiten, mitten in der Arbeit das Tool zu wechseln, weil vieles, was Sie brauchen, in einer einzigen Anwendung verfügbar ist.
Schlussfolgerung
Das ständige Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten ist zwar ein echter Produktivitätsverlust, aber mit den oben genannten Strategien können Sie ihn besser reduzieren. Welche Möglichkeiten nutzen Sie, um ständige Kontextwechsel zu reduzieren oder zu vermeiden? Lassen Sie es uns auf Twitter @RoutineHQ wissen. Vielen Dank fürs Lesen.
