Sitzungen sind für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und ein effektiver Sitzungsleiter sorgt dafür, dass die Teilnehmer die ganze Zeit über auf dem richtigen Weg bleiben und nicht zu lange abschweifen.
Mit ein paar proaktiven Maßnahmen und Best Practices können Organisatoren von Meetings sicherstellen, dass sie während des Meetings das Beste aus den Teilnehmern herausholen.
Also lasst uns loslegen.
Checkliste vor der Sitzung
Die meisten Organisatoren von Besprechungen sind gestresst wegen Dingen, die sie bei der Vorbereitung der Besprechung vielleicht übersehen haben, was dazu führen kann, dass die Besprechung gestört wird und aus dem Ruder läuft.
Eine hervorragende Möglichkeit, dies zu vermeiden, wäre eine Checkliste zur Vorbereitung von Sitzungen, mit der die meisten Unwägbarkeiten und Ablenkungen während der Sitzung beseitigt werden können.
Eine Tagesordnung für die Sitzung erstellen
Ohne Tagesordnung in eine Sitzung zu gehen, ist, als würde man sich ohne Kompass oder Karte in einen dichten Wald wagen. Eine gute Tagesordnung sorgt dafür, dass die Teilnehmer vorbereitet sind und wissen, was von ihnen erwartet wird.
In einer guten Tagesordnung werden die Ziele des Treffens, die Struktur des Diskurses und die Themen, die während des Treffens behandelt werden müssen, festgelegt, so dass es keine Unklarheiten gibt.
Ernennung eines Zeitnehmers
Es gibt mehrere Rollen, die Organisatoren von Sitzungen den Teilnehmern zuweisen können, und eine der wichtigsten ist die des Zeitnehmers. Wenn jemand auf die Uhr schaut und sicherstellt, dass die Zeit für bestimmte Themen/Diskussionsgegenstände gut eingeteilt ist, ist es schwieriger, zu lange abzuschweifen.
Daher ist es Ihre Aufgabe als Organisator, klare Anweisungen für die Zeitnehmer zu formulieren, damit sie ihre Aufgaben effektiv erfüllen können, und dazu gehören:
Zu erörternde Themen
Themenpriorisierung/Unverhandelbares
Für jedes Thema vorgesehene Zeit
Pufferraum
Sitzungsnotizen schreiben
Eine der besten Möglichkeiten, den Überblick über die Besprechung zu behalten und dabei zu bleiben, ist das Schreiben von Besprechungsnotizen um der Besprechung willen. Hier ist ein Blog-Beitrag über das Anfertigen von Besprechungsnotizen, der hilfreich sein könnte.
Besprechungsnotizen bestätigen in erster Linie, dass die Diskussion auf dem richtigen Weg ist und in etwas Umsetzbares gegliedert ist. Mit Routine können Sie Ihre Besprechungsnotizen schreiben, ohne zwischen verschiedenen Apps für Notizen, Kalender und Aufgabenverwaltung wechseln zu müssen.
Feedback mit den Teilnehmern teilen
Menschen brauchen Feedback, um sich zu verbessern, und bei Besprechungen ist das nicht anders. Mit effektivem und ehrlichem Feedback können Sie davon ausgehen, dass Ihre Sitzungsteilnehmer an ihren Schwächen arbeiten, zu denen auch Abschweifungen während der Sitzung gehören.
Wenn also einer oder mehrere Ihrer Teilnehmer häufig abschweifen, sollten Sie sie nach der Sitzung auf Ihr Anliegen ansprechen.
Besprechungshierarchie beibehalten
Bei einer effektiven Besprechung hat der Organisator das Ruder in der Hand, um sicherzustellen, dass alles seine Ordnung hat, und Sie müssen diese Hierarchie während der Besprechung aufrechterhalten. Als Organisator sind Sie dafür verantwortlich, dass die Besprechung effektiv abläuft; daher sollten Sie Regeln durchsetzen, die dafür sorgen, dass dies auch so bleibt.
Wenn es eine Abschweifung gibt oder ein Thema zu lange dauert, ist es an Ihnen, einzugreifen und zu entscheiden, ob Sie fortfahren oder zu einem anderen Thema übergehen wollen.
Schlussfolgerung
Mit den oben genannten Praktiken können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Sitzungen besser durchführen und bessere Ergebnisse erzielen. Haben wir etwas übersehen? Lassen Sie es uns auf Twitter wissen(RoutineHQ).
Und wenn Sie Vorschläge für künftige Themen haben, die wir behandeln sollen, lassen Sie es uns wissen. Danke fürs Lesen.
