Besprechungsprotokolle machen Ihre Besprechungen effektiver, wenn sie richtig gemacht werden. Da wir eine App entwickelt haben, bei der Notizen und Aufgaben während der Besprechung in den Workflow integriert sind, wissen wir, was Besprechungsprotokolle so wichtig macht und welche Schritte Sie unternehmen können, um sie zu verbessern.
Unterschied zwischen Sitzungsprotokoll und Tagesordnung
Viele, die mit der Praxis von Besprechungen nicht vertraut sind, verwechseln oft Besprechungsprotokolle mit Tagesordnungen.
Sie unterscheiden sich stark voneinander und dienen völlig unterschiedlichen Zwecken. Während das Sitzungsprotokoll dazu dient, die Nachbereitung der Sitzung effektiver zu gestalten, zielt die Tagesordnung darauf ab, die Sitzung effektiver zu gestalten.
Eine Tagesordnung beinhaltet Vorbereitungen, die vor der Sitzung getroffen werden müssen, z. B. in Bezug auf die zu erörternden Themen, die Teilnehmerlisten, die Ansprechpartner, die Logistik usw.
Bei Besprechungsnotizen oder -protokollen geht es dagegen um die Aufzeichnung und Verarbeitung von Informationen, die auf den Ereignissen während der Besprechung basieren. In manchen Fällen ist es auch notwendig, dass Sie wissen , wie man eine E-Mail an jemanden schreibt, der eine Besprechung verpasst hat, so dass Sie Ihr Besprechungsprotokoll zusammen mit dieser E-Mail an die Abwesenden weitergeben können.
Wesentliche Elemente von Sitzungsprotokollen
Bevor wir uns mit Tipps und Praktiken zum Verfassen besserer Besprechungsprotokolle befassen, sollten wir uns kurz mit den Punkten befassen, die Sie schnell in Ihre Besprechungs-Checkliste aufnehmen sollten.
Datum, Uhrzeit und Ort
Anwesende (Teilnehmer)
Wichtigste diskutierte Themen
Getroffene Entscheidungen
Wichtige Kommentare
Abstimmungsergebnisse
Follow-up-Strategie und Zeitplan
Datum, Uhrzeit und Ort der nächsten Sitzung (falls zutreffend)
Auch wenn sich Ihre Sitzungsprotokolle geringfügig unterscheiden können, sind die hier genannten Punkte höchstwahrscheinlich Bestandteil von 90 % Ihrer Sitzungsprotokolle.
Tipps für das Verfassen von Sitzungsprotokollen
Nachdem die Definition und die Liste der Punkte für das Verfassen eines effektiven Besprechungsprotokolls fertig sind, folgen nun einige bewährte Verfahren zur Verbesserung des Protokolls.
Achten Sie auf eine einheitliche Sprache und einen einheitlichen Ton, um die Leser des Protokolls nicht zu verwirren. Verwenden Sie keine Wörter oder Kurzformen, die nicht sofort verständlich sind.
Nehmen Sie eine Audioversion der Sitzung auf, wenn Sie im Zweifelsfall darauf zurückgreifen müssen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, raten Sie nicht, denn die Vielfalt der Perspektiven ist in einer Sitzung normalerweise groß, und es kann sein, dass sie nicht mit Ihrer Vermutung übereinstimmt.
Geben Sie den anderen Mitgliedern während der Sitzung Zugang zu den Sitzungsprotokollen und geben Sie ihnen die Möglichkeit, während des Schreibens Änderungen vorzuschlagen, damit ein Konsens über die vereinbarten Punkte besteht.
Fassen Sie das Besprechungsprotokoll zusammen, bevor Sie es an die Beteiligten weitergeben, denn die meisten Menschen bevorzugen eine kürzere Version des Geschehens mit den notwendigen Details anstelle des gesamten Besprechungsprotokolls.
Fügen Sie die Namen der Verantwortlichen und der Mitwirkenden zusammen mit den Themen, für die sie zuständig sind, oder dem Punkt, zu dem sie beigetragen haben, hinzu. Auf diese Weise lassen sich die Ergebnisse der Sitzung den einzelnen Personen zuordnen.
Speichern Sie alle Besprechungsprotokolle an einem sicheren Ort. In Routine können Sie die Besprechungsprotokolle direkt in der App mit unseren Funktionen für In-Meeting-Notizen und In-Meeting-Aufgaben speichern. Sie können auch ein Tool wie Google Drive oder iCloud wählen, um Besprechungsprotokolle zu speichern oder sie als Backup-Tool wie Notion oder Routine zu verwenden.
Und damit beenden wir diesen Blogbeitrag über das Verfassen von Sitzungsprotokollen. Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat, sollten Sie uns auf LinkedIn und Twitter besuchen.
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