Personalversammlungen sind für die Führung eines Unternehmens unerlässlich, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
Auch wenn die Häufigkeit der Treffen von verschiedenen Faktoren abhängt, ist es unabdingbar, dass Sie und Ihr Team sich über den Status quo bewusst werden, Ihre Position bewerten und eine mögliche Strategie für Ihr Team entwickeln.
Mitarbeiterbesprechungen haben am modernen Arbeitsplatz aufgrund der Verlagerung zur Telearbeit immer mehr an Bedeutung gewonnen und sind wahrscheinlich die einzige Gelegenheit, bei der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen können.
Hier sind also die wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihre Mitarbeiterbesprechungen zu verbessern, und einige Praktiken, die Sie besser vermeiden sollten.
Also lasst uns loslegen.
Dinge, die in Personalversammlungen zu tun sind
Bereiten Sie eine Tagesordnung für das Treffen vor und teilen Sie diese mit, damit die Teilnehmer wissen, was auf sie zukommt und sich darauf vorbereiten können.
Verwenden Sie während der Besprechung einen motivierenden Ton, damit sich Ihre Mitarbeiter in schwierigen Phasen der Besprechung nicht demotiviert fühlen. Achten Sie bei der Kommunikation auf einen selbstbewussten, klaren und optimistischen Ton.
Erkennen Sie Ihre Teammitglieder an und bieten Sie ihnen Anerkennung, wann immer dies möglich ist, um sie zu motivieren und ihnen zu helfen, sich zu verbessern.
Es wäre hilfreich, wenn Sie Ihr Team zur Verantwortung ziehen würden, wenn etwas schief läuft oder die Dinge nicht so sind, wie sie sein sollten. Gleichzeitig sollten Sie aber auch höflich und einfühlsam sein, damit sie sich verstanden fühlen.
Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, Fragen zu stellen und sich an den Personalversammlungen zu beteiligen. Es sollte kein Monolog sein. Vielmehr muss es ein Gespräch sein, zu dem alle anwesenden Mitglieder beitragen.
Konzentrieren Sie sich auf die Lösung von Problemen, anstatt sie nur aufzulisten und keinen Ausweg anzubieten. Wenn Menschen zusammenkommen, bietet sich die Gelegenheit, Probleme effektiv zu analysieren und Lösungen für Probleme anzubieten, die im Alleingang schwieriger zu lösen sind.
Verwenden Sie ein Tool wie Routine, um Besprechungsnotizen zu erstellen und sie anschließend mit Ihrem Team zu teilen. Besprechungsnotizen machen Ihre Besprechungen effektiver und halten Ihre Teammitglieder in der Verantwortung.
Weisen Sie vor, während und nach der Besprechung den POC-Status oder Aufgaben zu, damit die Besprechung umsetzbar ist. Sie können Aufgaben in der Besprechung genauso wie Notizen in der Routine erstellen.
Bitten Sie nach Sitzungen um regelmäßiges Feedback und stellen Sie sicher, dass es vor der nächsten Sitzung sorgfältig geprüft und umgesetzt wird. Wenn auf das Feedback reagiert wird, motiviert es die Teilnehmer, die Sitzungen ernster zu nehmen.
Verwenden Sie so oft wie möglich ein standardisiertes Besprechungsformat. Die Standardisierung sorgt dafür, dass es weniger Unklarheiten bei den bereitgestellten Informationen gibt und dass die wichtigsten Informationen zu den Besprechungen klar angegeben werden.
Halten Sie kritische Entscheidungen während der Besprechung fest und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Zugang zu dieser Liste haben. Dies hilft, alle Beteiligten zur Verantwortung zu ziehen.
Wechseln Sie die Rolle des Protokollanten und des Moderators bei verschiedenen Sitzungen, da dies manchmal eintönig werden kann. Die Rotation veranlasst mehr Menschen dazu, Verantwortung für die Durchführung von Sitzungen zu übernehmen.
Dinge, die man bei Personalgesprächen vermeiden sollte
Bei Personalversammlungen ist es strengstens untersagt, Zeit zu vergeuden. Die Teilnehmer sollen nicht das Gefühl haben, dass ihre Zeit mit Smalltalk vergeudet wird, von dem niemand profitiert.
Wenn Sie eine Sitzung leiten, wird zumindest erwartet, dass Sie sie pünktlich beginnen. Wenn Sie eine Personalversammlung zu spät beginnen, erwecken Sie den Eindruck, dass Sie sich nicht um die Zeit der Teilnehmer kümmern.
Führen Sie keine Multitasking-Aktivitäten durch, während die Besprechung läuft. Wenn die Anwesenden diese Zeit und Aufmerksamkeit der Aktivität gewidmet haben, ist es nicht fair, wenn Sie oder andere Teilnehmer der Besprechung sich mit etwas anderem beschäftigen.
Hören Sie auf, die Teilnehmer für ihre Teilnahme und ihr Versagen zu bestrafen. Ermutigen Sie die Teilnehmer aktiv zur Teilnahme und entfernen Sie das Stigma des Scheiterns, damit die Teilnehmer freier Lösungen entwickeln können.
Versuchen Sie, Ihre Aufmerksamkeit auf alle Teilnehmer zu verteilen und sich nicht nur auf einige wenige von ihnen zu konzentrieren, was zu einem suboptimalen Ergebnis führen kann.
Nehmen Sie nicht unvorbereitet an einer Sitzung teil, vor allem nicht, wenn Sie der Organisator sind. Sie müssen nicht alles wissen, denn es gibt immer wieder Dinge, die Ihnen entgehen, aber von jemandem, der die Sitzung überhaupt erst ins Leben gerufen hat, wird ein gewisses Maß an Vertrautheit erwartet.(Wie man ein effektiver Organisator von Meetings wird)
Besprechen Sie keine Dinge, die auch über asynchrone Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Chat hätten besprochen werden können. Besprechungszeit ist kostbar, und nutzen Sie sie nur für Dinge, die sie erfordern. Machen Sie bitte keine Sitzung zur Statusaktualisierung daraus; eine E-Mail hätte auch gereicht.
Unterbrechen Sie andere Teilnehmer nicht unnötig, wenn sie etwas sagen wollen. Entwickeln Sie entweder einen Mechanismus, um höflich einzugreifen, oder warten Sie, bis die andere Person fertig ist, und bringen Sie dann Ihren Standpunkt vor.
Weichen Sie nicht vom Thema ab, sondern bleiben Sie auf dem Teppich. Damit verschwenden Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern unterbrechen auch den Gesprächsfluss und können so das gesamte Treffen zum Scheitern bringen.
Schlussfolgerung
Und damit beenden wir diesen Blog-Beitrag über die Gebote und Verbote von Mitarbeiterversammlungen. Wenn Ihnen Inhalte wie diese gefallen, sollten Sie uns auf LinkedIn und Twitter besuchen. Vielen Dank fürs Lesen.
