Eine Zusammenfassung teilen
Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass einige Personen zwar nicht für eine Entscheidung erforderlich sind (siehe Vorbereiten der Tagesordnung), müssen viele Personen über den Verlauf der Sitzung informiert werden.
Dies ist ein sehr häufiger Fehler, der in Organisationen auf der ganzen Welt gemacht wird. Wenn man die Ergebnisse der Sitzung einer größeren Gruppe mitteilt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass man ein Feedback erhält, das die Entscheidungen in Frage stellt. Infolgedessen neigt man dazu, nicht zu kommunizieren, um zu vermeiden, dass man auf Kommentare antworten muss oder, schlimmer noch, die gesamte Entscheidung überarbeiten muss.
Je früher Sie über getroffene Entscheidungen informieren, desto weniger Rückmeldungen werden Sie in letzter Minute erhalten. Außerdem werden dadurch diejenigen, die sich am Entscheidungsprozess beteiligen wollen, dazu gebracht, sich frühzeitig einzubringen.
Wenn Sie von Anfang an transparent vorgegangen sind und niemand Interesse oder Bedenken geäußert hat, ist es einfacher, seine Bemerkungen in letzter Minute zu verwerfen, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie nicht gerechtfertigt sind. Eine Möglichkeit besteht darin, die Tagesordnung an alle Personen weiterzugeben, die über die getroffenen Entscheidungen informiert werden. Auf diese Weise können sie (vor der Sitzung) zu den verschiedenen Themen beitragen, ohne an der Sitzung teilzunehmen.
Alles in allem sollten Sie als Organisator versuchen, auf die Zeit der Teilnehmer Rücksicht zu nehmen und nur die Personen einladen, die für die Lösung des anstehenden Problems erforderlich sind. Wenn Sie sich unsicher sind, machen Sie dies in der Beschreibung deutlich oder wenden Sie sich direkt an die Personen, die sich über die Besonderheiten des Treffens unsicher sind.
Schließlich sollten Sie die Zusammenfassung der Besprechung immer an alle Teilnehmer sowie an alle Personen weitergeben, die über die Entscheidungen informiert werden müssen, auch wenn sie nicht an der Besprechung teilnehmen konnten oder nicht eingeladen waren.
Weiterverfolgung
Wenn Sie sich mit jemandem (oft außerhalb Ihres Unternehmens) treffen, z. B. mit einer Person aus Ihrem Umfeld, einem Investor, einem anderen Unternehmer oder einem potenziellen Kunden, gelten drei Regeln:
Weiterverfolgung
Weiterverfolgung
Weiterverfolgung
Ein einfaches Dankeschön per E-Mail kann viel bewirken. Es ist auch die Gelegenheit, die wichtigsten Erkenntnisse hervorzuheben, aber auch die von der Person angebotene Hilfe in Anspruch zu nehmen, z. B. eine Einführung in jemanden, ein Dokument usw.
Warten Sie nicht länger als 24 Stunden mit dem Nachfassen und zögern Sie nicht, 3-4 Tage oder eine Woche später noch einmal nachzuhaken, falls die E-Mail durch die Maschen gefallen ist. Die meisten E-Mail-Clients verfügen über eine Schlummerfunktion, die für diesen Zweck genutzt werden kann.
Vorherige Seite