Zeitpräferenzen
Wie in Schützen Sie Ihren Zeitplanbeschrieben, sollten Sie bei der Planung von Besprechungen immer versuchen, Ihre Präferenzen zu berücksichtigen.
Aber natürlich ist das nicht immer möglich. Wenn eine Besprechung dringend ist oder wenn ein Teilnehmer Ihre Terminwünsche nicht erfüllen kann, sollten Sie flexibel sein.
Tagesordnung
Da die meisten Sitzungen keine genaue Tagesordnung haben, finden die Sitzungen ohne klare Ausrichtung statt.
Es liegt in der Verantwortung des Organisators der Sitzung, eine Tagesordnung aufzustellen. Es muss sich nicht um eine lange Erklärung handeln, sondern lediglich um eine Beschreibung des Themas, ein paar Hintergrundinformationen und eine klare Zielsetzung.
Bei Sitzungen mit vielen Teilnehmern und/oder mehreren Themen ist es wichtig, die Tagesordnung mit der Liste der zu besprechenden Themen, den Entscheidungszielen und der Zeiteinteilung für jedes Thema genauer festzulegen.
Dies wird dazu beitragen, dass die Diskussion einen Rahmen erhält und die Teilnehmer bereits im Vorfeld über eine mögliche Lösung nachdenken können.
Die Tagesordnung sollte einige Tage vorher bekannt gegeben werden, damit die Teilnehmer sich mit dem Material vertraut machen können.
Verfeinern Sie
Der Wert von Sitzungen besteht darin, eine Gruppe intelligenter Menschen dazu zu bringen, sich zur gleichen Zeit auszutauschen, um ein Problem zu lösen.
Mit anderen Worten: Sitzungen sind interessant, um gedankliche Synergien zu nutzen.
Warum wird dann so viel Zeit darauf verwendet, das Thema zu erklären, obwohl die Teilnehmer diese Informationen vorher hätten lesen können?
Nach der Lektüre des Buches Startup Boards: Getting the Most Out of Your Board of Directorswurde mir klar, dass Vorstands- und Teamsitzungen gleichermaßen in zwei Schritten ablaufen sollten.
Der erste Schritt sollte asynchron sein. Der Organisator sollte ein kurzes Dokument mit einer Zusammenfassung der Tagesordnung und einigen Erläuterungen zu den wichtigsten Punkten verfassen und weitergeben.
Die Teilnehmer müssen dieses Dokument vor der Sitzung lesen und sich zu den einzelnen Punkten äußern, Fragen stellen und Klarstellungen vornehmen.
Dieser erste Schritt ermöglicht es den Teilnehmern, das Kernthema besser herauszuarbeiten und vielleicht schon einige der Punkte zu beantworten. Er führt auch zu mehr Engagement bei allen Beteiligten.
Der zweite Schritt ist die Besprechung selbst, die synchron abläuft. Während der Besprechung geht es darum, die Intelligenz im Raum zu nutzen und sich darauf zu konzentrieren, eine Lösung für das verfeinerte Problem zu finden, anstatt Zeit damit zu verbringen, alle über das aktuelle Thema zu informieren.
Mitwirkende versus Mitläufer
Da die Organisation eines Treffens so mühsam ist, versuchen die Organisatoren, den Aufwand so gering wie möglich zu halten, um ihr Leben weiterführen zu können.
Infolgedessen neigt man dazu, alle denkbaren Interessengruppen einzuladen und den Eingeladenen die Mühe aufzuerlegen, herauszufinden, ob sie in dieser Sitzung tatsächlich benötigt werden.
Es liegt in Ihrer Verantwortung als Organisator, die Anzahl der Teilnehmer an der Sitzung zu begrenzen. Erstens wird dadurch die Qualität des Austauschs und die Beteiligung der Teilnehmer erheblich gesteigert.
Es ist leichter, sich in einem Wald zu verstecken als hinter einem einzelnen Baum...
Zweitens werden die Menschen dankbar sein und daher eher bereit sein, den Sitzungen, zu denen sie eingeladen werden, einen Mehrwert zu verleihen.
Das bedeutet nicht, dass die Menschen von den Gesprächen und Entscheidungen abgeschirmt werden sollten. Siehe das Kapitel Immer nachhaken für weitere Informationen.
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