Taktiken, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu priorisieren

Wichtig vs. dringend

Es ist klar, dass es schön wäre, wenn mehr Dinge getan werden könnten. Denken Sie daran, dass Ihnen als Unternehmer Zeit und Geld fehlen. Es ist daher verlockend, so viel wie möglich und so schnell wie möglich zu erledigen.

Es klingt kontraintuitiv, aber das wahre Spiel des Unternehmertums besteht nicht darin, mehr zu tun, sondern das Richtige zu tun. Das hört sich einfach an, ist aber in einem hart umkämpften Markt sehr schwer durchzuhalten, und die meisten fallen in ihre schlechten Gewohnheiten zurück, auch Sie.

Es gibt zahllose Methoden, um zu bestimmen, was wirklich wichtig ist (was die Nadel bewegt, wie ich bereits erwähnt habe) und was nicht.

Ich werde hier nicht ins Detail gehen, da es viele Bücher und Artikel zu diesem Thema gibt. Es genügt zu sagen, dass Sie immer einen Schritt zurücktreten und abwägen müssen, ob diese Sache für Ihr Unternehmen entscheidend ist, um Fortschritte zu erzielen. Mit Fortschritt meine ich die Entdeckung, ob etwas funktionieren könnte, die Beseitigung eines Schmerzpunkts für Ihre Nutzer/Kunden, die Beseitigung eines Engpasses in Ihrem Unternehmen (z. B. bei der Einstellung) usw.

Das sind wichtige Aufgaben, denn wenn sie abgeschlossen sind, haben Sie das Gefühl, dass Ihr Unternehmen ein wenig gereift ist und nun zum nächsten Schritt übergehen kann.

Im Gegensatz dazu sind viele Aufgaben nicht wichtig, oder wir halten sie für wichtig, obwohl sie nur dringend sind. Das bedeutet nicht, dass Sie diese auf unbestimmte Zeit aufschieben können, aber vielleicht können Sie warten und sie in ein oder zwei Wochen neu bewerten, oder vielleicht können Sie sie delegieren. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie viele dieser Aufgaben überspringen können, wenn Sie ein wenig warten und feststellen, dass sie nicht so wichtig waren, wie Sie zunächst dachten.

Weitere Informationen finden Sie z. B. in der Eisenhower-Matrix.

Blockzeit

Wie bereits erwähnt, fällt es den meisten Menschen schwer, bei den Aufgaben, die sie als vorrangig eingestuft haben, Fortschritte zu erzielen. Der Grund dafür ist, dass Sie wahrscheinlich mehrmals am Tag einen Blick auf Ihren Kalender werfen, um zu sehen, was als Nächstes ansteht, während Ihre Aufgaben in einem separaten System leben.

Erfahrene Unternehmer haben auf die harte Tour gelernt, dass "wenn es nicht in Ihrem Kalender steht, wird es höchstwahrscheinlich nicht passieren".

Um sicherzustellen, dass eine Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit erhält, blockieren die meisten Menschen die Zeit in ihrem Kalender.

Je nachdem, welches Kalenderprogramm Sie verwenden, können Sie eine Aufgabe einfach per Drag & Drop in Ihren Kalender ziehen, um eine bestimmte Zeit zu blockieren. Bleiben Sie bei den herkömmlichen Kalendertools auf dem Markt, können Sie immer noch manuell Ereignisse erstellen, um anzugeben, dass diese Zeit für Sie reserviert ist, um an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten.

Wenn Sie das nächste Mal eine wichtige Aufgabe bis zum Ende der Woche zu erledigen haben, planen Sie die Zeit dafür am Anfang der Woche ein, um sicherzugehen, dass Sie die nötige Zeit dafür aufbringen können. Und denken Sie daran, Ihre Vorlieben und Ihr Energieniveau zu berücksichtigen, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, z. B. Zeit am Morgen zu blockieren, wenn Sie sich dann am liebsten konzentrieren.

Aufschieben

Die meisten Aufgabenverwaltungsprogramme bieten eine Snooze-Funktion, ähnlich wie es E-Mail-Clients schon seit Jahren tun.

Die Schlummerfunktion soll es Ihnen ermöglichen, die Bearbeitung eines Vorgangs zu verschieben. Leider funktioniert diese Funktion nur, wenn Sie einen Tag angeben, bis zu dem der Vorgang zurückgestellt werden soll, was häufig der folgende Montag ist.

Das Problem ist, dass am Montag Ihre Aufgabenliste für den Tag aus Aufgaben in verschiedenen Zuständen besteht. Auf der einen Seite stehen die Aufgaben, deren Erledigung Sie für heute beschlossen hatten. Auf der anderen Seite haben Sie Aufgaben, die Sie neu bewerten wollten.

Und all das ist in einer unübersichtlichen Liste zusammengefasst.

Hinzu kommt, dass die meisten Aufgabenverwaltungsprodukte die Aufgaben, die Sie an einem Tag nicht erledigen, automatisch auf den nächsten Tag übertragen.

Dieser gut gemeinte Mechanismus führt leider dazu, dass die Liste der Aufgaben für den Tag immer länger wird, bis zu dem Punkt, an dem es sich nicht mehr um Aufgaben handelt, die heute zu erledigen sind, sondern um "Dinge, die irgendwann in nächster Zeit zu erledigen sind".

Ein besserer Ansatz ist es, Aufgaben, die neu bewertet werden müssen, in Listen zu organisieren, idealerweise auf wöchentlicher Basis, wenn das von Ihnen verwendete Tool dies zulässt, ansonsten in Stapeln, die kurz-, mittel- und langfristig repräsentieren.

Außerdem könnten Sie für die Aufgaben des Tages Listen für "nächste Woche", "nächsten Monat" und "nächstes Jahr" anlegen und Aufgaben von einer Liste in die nächste verschieben. Auch wenn dies nicht ideal ist, kann es helfen, dass Ihr Heute-Bildschirm nicht an Bedeutung verliert. Probieren Sie es aus, und Sie werden sehen, wie viel entspannter und konzentrierter Sie jeden Tag beginnen, einfach weil Ihre Heute-Liste (fast) leer ist und Sie jeden Tag entscheiden können, worauf Sie sich konzentrieren wollen, anstatt die Aufgaben neu zu sortieren.

Im Abschnitt "Tools" finden Sie Hinweise darauf, dass einige Produkte diesen Begriff standardmäßig integrieren und damit sehr leistungsfähig für eine einfache Planung sind.

Überprüfen Sie zu Beginn jeder Woche die Aufgaben der Woche, für die Sie sich noch nicht entschieden haben, wann Sie sie genau bearbeiten wollen:

1. Verschieben Sie alle Aufgaben, die für das Erreichen Ihrer Wochenziele nicht wichtig sind, auf eine spätere Woche

2. Planen Sie die Aufgaben für einen bestimmten Tag, wenn es beispielsweise eine Frist gibt

3. Planen Sie Zeit für Ihre wichtigsten Aufgaben ein, um sicherzugehen, dass Sie daran arbeiten werden.