Informationen zentralisieren

Problem

Dinge gehen Ihnen durch den Kopf, Anfragen landen in Ihrem Posteingang, und eine Million anderer Dinge kommen aus verschiedenen Quellen, z. B. aus Ihrem Projektmanagement-Tool für das Team. Wäre es nicht toll, wenn es einen einzigen Ort gäbe, an dem Sie einen Überblick über all diese Maßnahmen hätten? Nun, Sie sind nicht allein...

Ein zentralisiertes Bedienfeld ist der Traum eines jeden Managers.

When working in a team, a project management system like Asana or Trello is used by the group to collaborate, organize tasks into projects, and assign those tasks to team members. The problem with using specialized tools is that they don't give you an overview of all tasks to consider during decision-making and planning.

Und unsere Arbeit und unser Leben sind so komplex, dass wir mehr als nur ein Werkzeug brauchen, um sie zu bewältigen.

Szenario

Sie bereiten mit Ihrem Team den nächsten Sprint vor und versuchen, die Verfügbarkeit von Zeit und Ressourcen während dieses Zeitraums zu planen. Sie müssen sicherstellen, dass jedes Ihrer Teammitglieder in der Lage ist, die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen.

Dieser Prozess findet im Projektmanagement-Tool statt, da es alle Tickets/Aktionspunkte für den Sprint und einige kontextbezogene Informationen wie Zuweiser, Aufwand, Frist usw. enthält.

Sie führen eine Besprechung durch, in der Sie den nächsten Sprint besprechen, und kommen zu dem Schluss, dass die Schätzung, die das Team abgegeben hat, diesmal so genau ist, wie sie nur sein kann.

Am nächsten Tag erhalten Sie jedoch eine E-Mail von Ihrer Buchhaltung, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass der Zuschuss, den Sie vor zwei Monaten beantragt haben, bewilligt wurde. Das Finanzinstitut benötigt nun rechtliche Informationen, um die Mittel freizugeben. Das wird mindestens einen Tag dauern, in dem Sie hin und her laufen. Da Ihre Gespräche mit dem Zuschussausschuss per E-Mail stattfanden, wurden sie nicht in das Projektmanagement-Tool übertragen und bei der Planungsbesprechung übersehen.

Solche Ineffizienzen treten häufig auf, wenn Sie keinen zentralen Bereich haben, in dem Sie einen Überblick über kritische Vorgänge in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen Tools erhalten.

Was könnten Sie beim nächsten Mal besser machen?