Im Laufe der Jahre haben sich verschiedene Methoden bewährt, die von vielen vielbeschäftigten Geschäftsführern in der ganzen Welt tagtäglich angewendet werden.
Erfassen Sie alles
In dem inzwischen berühmten Buch Getting Things Done beschreibt David Allen ein System, mit dem Sie diese Informationen so schnell wie möglich aus Ihrem Gehirn entfernen können, um es von dem unbewussten Stress zu befreien, den es sonst erzeugt - die Methode ist unter dem Namen Getting Things Done (GTD ) bekannt und funktioniert folgendermaßen
Wann immer Sie an etwas denken
Schreiben Sie es in einem möglichst groben Format auf und speichern Sie es in Ihrem so genannten Posteingang (der Gedanken)
Wenden Sie keine Formatierung an, geben Sie keine Beschreibung ein, delegieren Sie es oder planen Sie es, holen Sie es einfach aus Ihrem Kopf heraus
Posteingang Null
Sie sollten regelmäßig (z. B. einmal pro Woche, im Monat oder sogar jeden Tag) alle Einträge in Ihrem Posteingang durchgehen und ordnen, ordentliche Aufgaben erstellen, die Sie planen, delegieren oder einfach ignorieren können, wenn sie bereits erledigt sind, und nicht zu lange mit der Bearbeitung Ihres Posteingangs warten, da es sonst demoralisierend ist, Hunderte von Einträgen durchzugehen. Sie können sogar Zeitblöcke in Ihrem Kalender für die Bearbeitung Ihres Posteingangs oder Ihrer Aufgaben (und/oder Ihres E-Mail-Posteingangs) einrichten, um sicherzustellen, dass Sie sich regelmäßig Zeit für diese Tätigkeit nehmen.Diese Methode, die als "Inbox Zero" bekannt ist, wird von vielbeschäftigten Berufstätigen auf der ganzen Welt angewandt, um einen Zustand des Seelenfriedens zu erreichen, nicht nur bei der Bearbeitung von E-Mails, sondern auch von Aufgaben.Gehen Sie bei jedem Element in Ihrem Posteingang wie folgt vor:
Wenn der Artikel nicht mehr relevant ist, archivieren Sie ihn.
Wenn die Aufgabe weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie sofort und markieren Sie sie als erledigt.
Wenn Sie wissen, wann diese Aufgabe erledigt werden soll, planen Sie sie für einen bestimmten Tag
Wenn Sie nicht genau wissen, wann Sie diesen Punkt bearbeiten sollen, verschieben Sie ihn auf einen späteren Zeitpunkt, um ihn erneut zu prüfen
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie den Posteingang Null erreicht haben.
Weitere Informationen über GTD finden Sie im Buch von David Allen.
2-Minuten-Regel
Um den Posteingang auf Null zu bringen, sollten Sie die 2-Minuten-Regel anwenden, die viele vielbeschäftigte Menschen nutzen, um ihren E-Mail- bzw. Aufgabeneingang zu leeren: Entscheiden Sie für jedes Element in Ihrem Posteingang, was Sie mit jedem Element tun wollen:
Wenn der Punkt nicht mehr relevant ist, ignorieren Sie ihn.
Abhängig von der Umsetzbarkeit des Gegenstands: a) Durchführbar (d.h. Aufgabe) - Wenn die Aufgabe bereits erledigt ist, markieren Sie sie als erledigt. - Andernfalls planen Sie sie nach einer einfachen Methode, um die Dinge in diesem Stadium so einfach wie möglich zu halten: Wenn die Aufgabe wichtig ist, legen Sie sie in einen Eimer, um die Aufgabe in dieser Woche zu berücksichtigen; wenn sie nicht wichtig ist, verschieben Sie sie auf eine spätere Woche, um die Aufgabe in der Zukunft erneut zu berücksichtigen b) Nicht umsetzbar (z. B. eine Notiz) - Ordnen Sie sie in den entsprechenden Kontext ein: eine Seite, ein Tagebuch, usw.
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