So bald wie möglich anhalten
Es hat sich gezeigt, dass die Menschen die gesamte für eine Aufgabe reservierte Zeit nutzen, um sie zu erledigen.
Dies hat einige Produktivitätsexperten dazu veranlasst, sich willkürlich Fristen zu setzen, um sich zum Handeln zu zwingen, anstatt bis zur letzten Minute zu warten.
Im Zusammenhang mit Sitzungen bedeutet dies, dass eine Sitzung, die in der Hälfte der Zeit abgeschlossen werden könnte, höchstwahrscheinlich die gesamte Dauer in Anspruch nehmen wird.
Scheuen Sie sich nicht, diese allgegenwärtige Vorgabe zu durchbrechen. Zeigen Sie stattdessen Energie und richten Sie alle auf ein klares Ziel aus.
Wenn die anstehenden Themen behandelt wurden, geben Sie den Teilnehmern einfach etwas Zeit zurück, und sie werden zufrieden sein, weil sie wissen, dass Ihre Sitzungen nicht konventionell sind.
Die Sitzung vorantreiben
Auch wenn manche Besprechungen nicht die gesamte Dauer in Anspruch nehmen, haben Sie sicher schon an Besprechungen teilgenommen, bei denen genau das Gegenteil der Fall war, nämlich dass die zugewiesene Zeit zu Ende ging und die meisten Themen auf der Tagesordnung unberührt blieben.
Zögern Sie nicht, zu Beginn der Besprechung jemandem die Aufgabe zu übertragen, die Tagesordnung im Auge zu behalten, und ihn darauf hinzuweisen, dass die Besprechung mit dem nächsten Thema fortgesetzt werden muss.
Sie können es auch selbst tun, aber denken Sie daran, dass die Verteilung der Verantwortung die Bereitschaft zur Zusammenarbeit erhöht.
Notizen machen
Viele Sitzungen werden durchgeführt, ohne dass Notizen gemacht werden. Das ist aus zwei Gründen schlecht.
Einige der Teilnehmer haben vielleicht einen Teil verpasst oder erinnern sich nicht mehr genau an das, was besprochen oder beschlossen wurde.
Es kann auch sein, dass einige Personen für die Sitzung nicht erforderlich waren oder einfach nicht kommen konnten. Sie müssen jedoch wahrscheinlich informiert werden, damit sie auf dem Laufenden bleiben.
Das gilt auch, wenn Sie ein Treffen mit einem Investor, Kunden oder Interessenten haben. Zögern Sie nicht, Informationen aufzuschreiben, die sich in der Zukunft als wertvoll erweisen könnten.
Definieren Sie Aktionspunkte
Der häufigste Fehler, den Menschen im Zusammenhang mit Sitzungen machen, ist, dass sie nicht darauf reagieren.
Am Ende der Sitzung gehen die Teilnehmer zu ihrem chaotischen Tagesablauf zurück, und man hat das Gefühl, dass die Sitzung keine konkreten Fortschritte bei den besprochenen Themen gebracht hat.
Eine Sache, die Sie am Ende eines Treffens immer tun sollten, und zwar nicht allein, sondern mit allen Teilnehmern, ist die Festlegung der Aktionspunkte, der Aufgaben, die nun bearbeitet werden müssen, um das Besprochene in die Tat umzusetzen.
Fassen Sie für jedes Thema die Entscheidung zusammen, legen Sie die Aktionspunkte fest und bestimmen Sie für jeden Punkt einen Teilnehmer. Er oder sie ist für das Vorantreiben dieses Themas verantwortlich.
Es liegt dann in ihrer Verantwortung, z. B. ein oder mehrere Tickets in ihrem Projektmanagementsystem zu erstellen.
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